Para poder gestionar correctamente cualquier tipo de negocio, una buena organización es uno de los aspectos más importantes que tenemos que controlar. Debido a las posibilidades que ofrece internet y las nuevas tecnologías, la mayoría de la documentación y archivos que forman parte de nuestro día a día, se encuentra de manera digital en nuestro ordenador, por lo que contar con un buen software de gestión documental puede ser una buena solución para acceder, compartir y almacenar todo este contenido de una forma fácil y sencilla.
Gestionar una empresa no es una tarea sencilla y más teniendo en cuenta todos los factores que tenemos que tener bajo control para que todo se desarrolle adecuadamente. Es por eso que uno de los puntos clave en este tipo de ámbitos siempre es la organización y el poder ser capaz de crear un orden fluido, sencillo e intuitivo con toda la documentación, archivos y papeleo que forman parte del día a día de nuestro negocio. De esta forma, los trabajadores siempre van a poder tener a mano para acceder, compartir y almacenar aquellos documentos que están buscando con rapidez y comodidad, pudiendo ofrecer un trabajo mucho más óptimo.
Si queremos conseguir estos objetivos tan importantes para nuestro negocio, es importante tener en cuenta que la mayoría de estos archivos y documentos se encuentran en su gran mayoría en formato digital en nuestros ordenadores. Es por eso que no hay mejor aliado para llevar a cabo esta tarea que utilizar un buen software gestión documental como el de la marca Caltico. Una herramienta muy fácil de usar que nos permite realizar una organización y gestión de todos nuestros archivos de una forma realmente eficaz y que nos proporciona un amplio abanico de posibilidades realmente interesantes.
Software de gestión documental
Este tipo de herramientas son la solución perfecta para los problemas de organización y almacenamiento de archivos y documentos que pueden darse en cualquier empresa. Su principal objetivo es crear un sistema de accesibilidad más eficaz para todos los miembros de la empresa, siempre de una forma totalmente segura y que ayudará a trabajar con más eficiencia. Se trata, además, de una herramienta apta para todo tipo de empresas, tanto Pymes como negocios más grandes, dedicados a cualquier tipo de ámbito como el jurídico, el industrial, el educativo, etc.
Por ejemplo, utilizar de manera habitual un software de gestión documental como el de la marca Caltico supone para los usuarios una serie de posibilidades que merece la pena conocer y que pueden ser de mucha ayuda en la gestión diaria de la empresa.
Principales funciones
En primer lugar, una de las principales funciones de un software de estas características es la de almacenar y gestionar todo tipo de documentos, con la posibilidad de utilizar una clásica estructura en carpetas o expedientes, así como en metadatos. También permite compartir estos documentos de una forma fácil y rápida entre todos los miembros de la empresa para que el flujo de trabajo sea mucho más eficiente, y puede automatizar determinados procesos como las aprobaciones o firmas de documentos. Si necesitamos encontrar algún documento concreto, podemos utilizar su sencillo sistema de búsqueda que en cuestión de segundas, localiza la ubicación del archivo que necesitamos utilizar.
Otra función realmente interesante es la de poder crear nuevos documentos en base a modelos de archivos que ya tenemos como facturas, contratos, formularios, etc. Este tipo de software también permiten la lectura y procesado automático como cuando recibimos facturas de proveedores y que puede suponer un alivio importante de la carga de trabajo. Por último, mencionar la posibilidad de utilizar la firma electrónica para todos nuestros documentos, con validez legal y sin necesidad de ningún tipo de certificado.
