Dirigir una empresa supone estar al frente de una serie de procesos y protocolos que, en muchas ocasiones, no tienen que ver con la propia actividad. Cumplir con las leyes y normativas en vigor exige que los empresarios asuman responsabilidades como la destruccion de documentos de manera confidencial.
Esta acción, necesaria en el ámbito de la empresa y de todas las administraciones, está muy relacionada con la Ley Orgánica de Protección de Datos y con el Reglamento General de Protección de Datos.
Estos dos textos aluden a la necesidad de deshacerse de la información privada de empresas, clientes y proveedores siguiendo unos protocolos muy exhaustivos. De esta manera, se procura que los datos no puedan ser utilizados por terceros sin permiso o que se divulguen sin control.
Un escenario complejo
Hacerse cargo de la destruccion documental de documentos no es sencillo si se atiende a la normativa. Dicho de una manera sencilla, no sirve con pasar los folios con información por la destructora de papel y tirarlos al contenedor de reciclaje.
Por eso, muchas empresas y organismos externalizan este trabajo y cuentan con compañías especializadas en eliminar documentos confidenciales cumpliendo estrictamente con todos los protocolos establecidos.
Lo más interesante de esta opción es que las empresas están certificadas en la ejecución de la norma y, al final del trabajo, entregan al cliente un certificado de destrucción óptima para que este lo pueda presentar ante las autoridades, desligándose así de cualquier responsabilidad adquirida.
Fórmulas de trabajo para la destrucción de documentos
En este contexto, existen distintas formas de afrontar la destrucción de documentos en una oficina o en cualquier despacho de una administración pública:
- Destrucción periódica: en este tipo de contratos se fija un período habitual para que el servicio de destrucción se encargue de recoger la documentación y llevarla a sus instalaciones para acabar con ella debidamente.
- Destrucción puntual: en estos casos, el cliente llama a la empresa cada vez que necesita ayuda para deshacerse del papeleo confidencial o que incluya datos especialmente protegidos de terceros.
- Destrucción informática: la destrucción informática incluye la eliminación efectiva de los datos en los discos duros de ordenadores, pen-drives, CD o cualquier otro material digital obsoleto.
Además de estos servicios principales, los especialistas en gestión de residuos de este tipo se encargan del vaciado de oficinas. También asumen el traslado del mobiliario a otras sedes e incluso de la clasificación de residuos de todo tipo, para ayudar en tareas de limpieza y orden en las empresas y en las organizaciones.
Evitar sanciones
El hecho de externalizar la destrucción de documentos es muy relevante en la actualidad. No cumplir con lo que establece la Ley Orgánica de Protección de Datos es un problema serio, que puede acarrear a las empresas u organizaciones sanciones de hasta 600 000 euros.
Esta necesidad de cumplir con las normativas no es más que el último de los motivos para sumarse a este tratamiento exquisito de los datos personales cuando ya no hacen falta. De esta manera, la confianza de terceros en la empresa no hace más que crecer y se evitan problemas que puedan afectar a la actividad y a las finanzas de la compañía.
