En el mundo de los viajes actual, la gestión del presupuesto es un aspecto crucial que debemos cuidar si queremos alcanzar el éxito financiero deseado. Controlar los gastos durante un viaje de negocios no solo puede implicar ahorro de dinero, también nos puede ayudar a garantizar una planificación estratégica que optimice la inversión.
Acompáñanos en este viaje informativo donde descubriremos las claves para maximizar la eficiencia financiera en cada paso, brindando a las empresas las herramientas necesarias para prosperar en el complejo escenario de los viajes corporativos.
Cómo Gestionar Efectivamente tu Presupuesto en Viajes Corporativos
Desde la elección consciente de destinos, hasta cómo y qué herramientas tecnológicas pueden ayudarnos a optimizar la gestión de recursos. En este artículo veremos distintos puntos a tocar previa y posteriormente a los viajes de negocio para conseguir optimizar tanto los más próximos como aquellos que haremos más en el futuro.
1. Planificación
Independientemente de dónde, cuándo o el motivo, antes de realizar cualquier tipo de viaje de negocios es importante realizar una planificación meticulosa.
La selección de destinos y alojamiento asequibles debe ser algo que debemos cerrar antes de viajar, no podemos dejarlo para última hora. Junto con esto, hay miles de aspectos más que debemos planificar lo antes posible para obtener los mejores precios y poder despreocuparnos hasta el momento del viaje.
En este sentido existen herramientas y buscadores online que pueden ser de gran ayuda para tener una idea general de los precios y disponibilidad de determinados destinos en ciertas fechas. Sin embargo, nada tan fiable como contar con agencias de viaje que con su experiencia pueden asesorarnos y, gracias a sus contactos y ofertas especiales, conseguir el mejor precio.
Si juntamos ambos conceptos, encontraremos herramientas online como TravelPerk que nos ayudará a buscar la mejor agencia para cada situación. Si nos encontramos en Colombia y debemos viajar desde la capital y no tenemos una agencia de confianza, podemos buscar las mejores agencias de viajes de Bogotá sugeridas por TravelPerk para asegurarnos que estamos utilizando una de las mejores opciones disponibles.
Ya sea si vamos por lo seguro y confiamos en expertos o queremos arriesgarnos y buscar precios y planes por nuestra cuenta, la planificación previa es clave para tener un viaje tranquilo.
2. Transporte y alimentación
Al igual que sucede con el transporte hacia el destino, el transporte en el destino también debe tenerse en cuenta. Si bien lo ideal es planificar, algunas veces no es posible comprar billetes ni aprovechar ofertas a menos que no estemos ya embarcados en la travesía.
Investigar distintas páginas web oficiales o de turistas que nos puedan explicar qué opciones nos convienen en base a nuestro itinerario puede ser de gran ayuda ya que podemos optar a bonos o descuentos especiales en determinados casos. Para ello, obviamente, es importante tener un itinerario ya predefinido, como mencionamos en el punto anterior.
La alimentación es otro de los aspectos que hay que controlar ya que en la gran parte de los casos implica comer en bares o restaurantes, cuyos precios son más elevados que en una comida en casa.
Elegir alojamientos que tengan la opción de añadir media o pensión completa puede ayudarnos, del mismo modo que buscar algunos que incluyen una cocina equipada. Será más trabajo, pero económicamente la diferencia será enorme.
Si nos vemos obligados a comer fuera, elegir opciones de comida local o callejera suele ser más barato. Algunas veces es necesario renunciar a la calidad por el bien del bolsillo.
Otra opción es aprovechar las ofertas y los cupones que ofrecen algunos restaurantes o aplicaciones móviles. Estas promociones pueden ser una buena oportunidad para comer bien y ahorrar dinero al mismo tiempo.
3. Uso eficiente de recursos
El uso de los recursos tecnológicos es crucial para que las empresas agilicen sus operaciones y reduzcan gastos innecesarios. Un área en que la tecnología puede ser de gran ayuda es la gestión de gastos durante los viajes.
Si somos una empresa en la que se realizan viajes a menudo, sabemos lo importante que es controlar los gastos generados durante los desplazamientos. No se trata solamente de ahorrar dinero, sino también de optimizar el tiempo y la productividad.
En este sentido, utilizar herramientas multiplataforma que nos permitan registrar los gastos que generamos puede ser de gran ayuda. De forma similar a como funcionan los software de inventario con las ventas de cada producto, estos programas nos permiten registrar cada gasto y que se refleje de forma automática en el presupuesto general.
Por un lado, porque permite a quien viaja registrar en el momento todos los gastos, añadir prueba del ticket y despreocuparse. Por otro lado, también sirve a las empresas quienes pueden tener bajo control todos los gastos, registrados y con toda la documentación disponible en el momento.
Es solo un ejemplo de cómo el uso de tecnología en determinados aspectos del viaje, junto con otros que hemos visto en puntos anteriores, puede ayudar a ahorrar costes y a mejorar de forma significativa gestiones y operaciones inherentes al viaje.
4. Política de viajes
Cuando hablamos de política de viajes nos referimos al conjunto de normas y directrices que establece cada empresa para regular los gastos y condiciones de los viajes de negocio de sus empleados. Se crean con el objetivo de optimizar y garantizar la seguridad y el bienestar de los viajes y facilitar la gestión y el control de los viajes.
Es de particular importancia ya que, si está bien diseñada, puede ayudar a controlar el presupuesto de los viajes de empresa. Aspectos como definir los límites y las preferencias de los medios de transporte y dietas u otros gastos en búsqueda de la mejor relación calidad-precio pueden ayudar a evitar que los costes se disparen.
También el fomentar determinadas herramientas, como las que hemos hablado anteriormente, ayuda tanto a tener un mejor control, organización y seguimiento, como a que los viajeros estén más cómodos y puedan dedicarse únicamente a viajar.
Además, si contamos con acuerdos o contratos con agencias de viajes, el uso de sus servicios puede ayudarnos tanto a conseguir mejores precios, como a delegar en ellos todo lo relacionado con reservas, pagos y, sobre todo, imprevistos.
Una política de viajes eficaz no solo nos ayudará a controlar los gastos y mantenernos en el presupuesto, también mejorará la productividad, seguridad y motivación de los trabajadores que viajan por motivos laborales.
5. Evaluación
Como con casi todos los aspectos y tareas que se llevan a cabo por una empresa, también en lo relacionado a los viajes hay que tomarse el tiempo una vez finalizados para analizar y ver qué aspectos puede optimizarse.
Hacer un balance de los objetivos cumplidos, que pueden ser contactos establecidos u oportunidades generadas, así como de problemas encontrados durante el viaje. De este modo podremos medir el retorno de inversión del viaje, así como identificar áreas de mejora y prácticas recomendables para llevar a cabo. También permite brindar feedback a quien viaja, para reconocer su desempeño y agradecer su desempeño.
En este sentido, cuando ya tengamos un análisis general, podremos entrar en lo específico y hacer una comparación entre los gastos reales del viaje y el presupuesto preestablecido. De este modo podremos ajustar futuros presupuestos a la realidad, ya sea si nos hemos quedado cortos como si nos hemos excedido en cantidad.
En definitiva, se trata de extraer conclusiones y recomendaciones basadas en la revisión y evaluación posteriores al viaje. Estas lecciones aprendidas pueden servir para mejorar la planificación, organización y ejecución de los viajes de negocios, así como para evitar errores o inconvenientes. Además, permiten adaptar las estrategias y acciones comerciales a las características y demandas del mercado
Convertir los viajes en experiencias positivas
Al tener una empresa sabemos que cada decisión que tomemos, por muy pequeña que sea, puede suponer un gran cambio. En este sentido, la gestión óptima del presupuesto en los viajes se presenta como un componente esencial para el éxito sostenible y a largo plazo.
La selección consciente de destinos y fechas, el uso de herramientas o los demás consejos vistos a lo largo de este artículo harán que cada viaje sea, no solo una experiencia positiva, sino también económicamente recompensadora.
La clave no radica únicamente en la planificación meticulosa, sino que también se encuentra en la capacidad que tenemos de adaptarnos y aprender de cada experiencia. Aplicando estos consejos los viajes se convertirán en gratificantes desde todos los puntos de vista.
La gestión inteligente del presupuesto en viajes empresariales no solo impacta en el éxito individual, sino que contribuye al crecimiento sostenible de la empresa, asegurando un retorno sólido en cada kilómetro recorrido y cada euro invertido.
