Llevar el control de los pequeños gastos, como gastos de caja chica y viáticos de la empresa es muy importante, pues estos, requieren mucho orden y de una correcta comprobación para evitar y detectar fugas de dinero. En este blog, se dan algunas recomendaciones para gestionar estos gastos de una mejor manera.
Diferencia entre gastos de caja chica y viáticos
Viáticos: Es la cantidad de dinero que se destina para cubrir los gastos necesarios de quién hace un viaje, normalmente se manejan por anticipos y el timbrado en CFDI es en “otros pagos”.
Gastos de viaje: son los gastos que se realizan al trasladarse de un lugar al domicilio donde el contribuyente realizará el servicio, pueden ser comprobados o sin comprobar y el timbrado de CFDI es “050 viáticos”, además generan ingresos gravados o exentos para los colaboradores.
Caja chica: es un método de administración contable que permite tener a la mano una suma de dinero determinada para realizar y controlar gastos en efectivo, por ley, menores a los dos mil pesos para poder ser deducibles.
Beneficios de un buen control de caja chica y viáticos
Entre los beneficios de contar con un adecuado control de los gastos de organización están: prevenir o evitar fraudes. Evitar fugas de dinero y gastos innecesarios. Controlar las pérdidas y ganancias y así detectar problemas de forma oportuna. Planear inversiones en beneficio de la empresa. Optimizar tareas eliminando ciertos gastos. Evaluar y justificar cambios en el presupuesto y analizar los posibles resultados.
Recomendaciones para el control de gastos
Registrar todos los egresos con detalle de concepto, monto, fecha y responsable. De esta forma, se tendrá un mejor control de quien, en qué, cuánto y cuándo se gastó en caso de que se necesite realizar alguna consulta o aclaración. Otra recomendación es solicitar siempre los comprobantes que justifiquen el monto gastado. Además, contar con los comprobantes permitirá realizar las deducciones fiscales ante el SAT. Asimismo, es recomendable elaborar comprobantes de salida por cada monto entregado sin importar si la cantidad es grande o pequeña, y establecer políticas de los gastos que se pueden hacer bajo este concepto. Por último, utilizar un software especializado.
Manejo de caja chica y viáticos con Gastosdeviaje.mx
Gastosdeviaje.mx es una herramienta que ayuda a documentar los gastos generados y visualizar toda la información en un solo sistema: configura políticas de gastos, por cantidades máximas y categorías; establece flujos de autorización de gastos; registra anticipos o desembolsos; recopila y organiza los comprobantes fiscales. Además, agiliza la reposición de los fondos utilizados y su deducción; recopila sugerencias de deducibilidad de forma automática; válida todos los CFDI ante el SAT; simplifica los flujos de trabajo; obtiene reportes de gastos en segundos, e integra la información al ERP o sistema contable.
