Microsoft Office ha sido durante mucho tiempo el paquete de software al que recurren las empresas para aumentar su productividad y eficiencia. Sin embargo, con el lanzamiento de Office 2019 y la introducción de Office 365, la pregunta para las empresas es: ¿qué versión es la elección correcta? En este artículo, haremos una comparación detallada entre Office 2019 y Office 365 para averiguar qué solución es mejor para las empresas.
Desde los conjuntos de características y los modelos de licencia hasta la colaboración y la seguridad de los datos, destacaremos las diferencias clave para ayudar a las empresas a tomar la decisión correcta.
Qué es Microsoft Office 2019 u Office 365?
Tanto Office 2019 como Office 365 son sendos paquetes de software de aplicaciones y servicios de productividad populares desarrollados por Microsoft.
- Incluyen aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, así como herramientas de colaboración y comunicación como Microsoft Teams y SharePoint.
La decisión entre las dos variantes de Office es un compromiso entre las funciones necesarias y los modelos preferidos de licencia, uso y pago.
Office 2019: instalación tradicional del software
Microsoft Office 2019 es la última versión de la instalación de software tradicional de Microsoft Office. En esta versión, las aplicaciones de Office como Word, Excel, PowerPoint y Outlook se instalan localmente en los ordenadores de los usuarios.
- El software se adquiere una vez y su uso está cubierto por la compra de una licencia.
Las empresas suelen adquirir un número determinado de licencias, que luego se instalan en los puestos de trabajo.
● Funciones y aplicaciones de Office 2019
Office 2019 ofrece una completa gama de aplicaciones indispensables para las tareas cotidianas en las empresas. Word permite crear y editar documentos de texto, Excel se utiliza para hojas de cálculo y análisis de datos, PowerPoint para crear presentaciones y Outlook para gestionar correos electrónicos, calendarios y contactos.
● Compra y licencia únicas
A diferencia de Office 365, Office 2019 se adquiere mediante una compra única. Las empresas adquieren licencias para cada puesto de trabajo y luego tienen acceso permanente a las aplicaciones de Office correspondientes. No hay costes de suscripción periódica, solo el precio de compra de las licencias.
- Consejo: Las empresas pueden comprar Microsoft Office para Windows a un precio más bajo si adquieren licencias usadas.
● Colaboración e integración en la nube limitadas
Con Office 2019, la colaboración en tiempo real en los documentos y la integración perfecta con los servicios en la nube son más engorrosas que con Office 365 basado en la nube. Los archivos residen localmente en los ordenadores, lo que dificulta la edición colaborativa y el acceso desde distintos dispositivos.
- La colaboración en equipo o el uso de servicios basados en la nube son posibles, pero requieren soluciones y herramientas adicionales.
● Seguridad y protección de datos
Con Office 2019, los datos se almacenan y se realizan copias de seguridad locales en los dispositivos. Las propias empresas son responsables de la seguridad de los datos y deben tomar las medidas adecuadas para proteger la información frente a pérdidas o accesos no autorizados.
- Esto puede ser ventajoso, ya que el control permanece firmemente en manos de la empresa. No les afectan los fallos que se hayan producido en Microsoft.
Sin embargo, las funciones de seguridad, como las copias de seguridad automáticas periódicas y la recuperación ante desastres, no están ampliamente integradas en Office 2019, por lo que deben implementarse por separado.
Office 365: Solución de suscripción basada en la nube
Office 365 es una solución de suscripción basada en la nube de Microsoft que proporciona una variedad de aplicaciones y servicios para empresas. A diferencia de Office 2019, que se instala localmente, Office 365 utiliza aplicaciones y servicios de Office a través de la nube.
● Alcance de las funciones y aplicaciones de Office 365
Office 365 ofrece una amplia gama de aplicaciones que van más allá de los programas clásicos de Office. Además de Word, Excel, PowerPoint y Outlook, Office 365 también incluye servicios como Microsoft Teams para colaboración y comunicación, SharePoint para gestión de documentos y creación de intranets, y OneDrive para almacenamiento en la nube y acceso a archivos.
● Modelos de suscripción flexibles
Office 365 se ofrece mediante un modelo de suscripción en el que las empresas pueden elegir entre distintos planes y modelos de precios en función de sus necesidades. La facturación suele ser mensual o anual. Este modelo se anuncia como que ofrece a las empresas una mayor flexibilidad y control de costes.
Sin embargo, esto se ve afectado negativamente por el hecho de que no se paga un precio único por el software que pueda planificarse fácilmente. En su lugar, hay costes recurrentes por el derecho a utilizar el software.
- Con el modelo de suscripción, sin embargo, las empresas tienen acceso a actualizaciones periódicas y a nuevas funciones que se ofrecen durante el periodo de vigencia de la suscripción.
● Colaboración sin fisuras e integración en la nube
Office 365 se caracteriza por sus amplias capacidades de colaboración en tiempo real. Varios usuarios pueden trabajar simultáneamente en un documento y ver los cambios en tiempo real. La integración en la nube permite acceder fácilmente a los archivos desde distintos dispositivos y sincronizar los contenidos en tiempo real.
- Gracias a la integración de servicios como Microsoft Teams, los empleados pueden comunicarse sin problemas, celebrar reuniones y trabajar juntos en proyectos.
Sin embargo, la funcionalidad de los servicios de Office 365 depende en gran medida de la conexión a Internet. Si el lugar de trabajo se encuentra en una zona con una conexión inestable o baja velocidad de transmisión, la utilidad de los servicios basados en la nube es limitada. Esto puede llevar a la frustración.
● Seguridad y protección de datos
Office 365 pone gran énfasis en la seguridad y protección de los datos. Debido a la estructura basada en la nube, los datos se almacenan automáticamente en la nube, lo que constituye una copia de seguridad.
- Sin embargo, debido al almacenamiento en servidores en la nube, los datos de la empresa son más fáciles de atacar por piratas informáticos.
No obstante, Microsoft aplica medidas de seguridad para proteger el acceso a los datos y ofrece funciones como la recuperación automática en caso de desastre. Office 365 también cumple varios requisitos de cumplimiento y normativas de protección de datos para garantizar la protección de los datos confidenciales de la empresa.
Criterios de decisión para las empresas
Ambas variantes de Office son un software útil para las empresas. La elección entre Office 2019 y Office 365 depende de varios factores y de los requisitos específicos de una empresa. Estos son algunos criterios cruciales que deben tenerse en cuenta a la hora de tomar una decisión:
● Tamaño y presupuesto de la empresa
El tamaño de la empresa y el presupuesto disponible desempeñan un papel importante en la decisión. Office 2019 requiere una compra única de licencias, mientras que Office 365 implica un modelo de suscripción con pagos periódicos.
- Las pequeñas empresas con presupuestos limitados pueden preferir la inversión única en Office 2019, mientras que las grandes empresas con más recursos financieros pueden preferir la flexibilidad del modelo de suscripción de Office 365.
● Requisitos para la cooperación y la movilidad
Cuando la colaboración eficaz y la movilidad son fundamentales para la empresa, Office 365 ofrece importantes ventajas. Sin embargo, para que las funciones asociadas puedan aplicarse eficazmente, es necesario contar con una buena infraestructura de Internet.
● Adaptabilidad
Office 365 ofrece la opción de cambiar el servicio reservado cada mes. A medida que la empresa crece y las necesidades cambian, este software ofrece una mejor adaptabilidad.
- No todas las empresas necesitan esta flexibilidad. Quienes compran una licencia de Office 2019 una vez saben lo que obtienen por ella y pueden utilizar el software indefinidamente.
● Seguridad y protección de datos
Las empresas deben comprobar si las precauciones de protección de datos de las nubes de Microsoft cumplen sus propios requisitos. Los datos protegidos localmente suelen ser más seguros que los almacenados en un servidor.
- Las empresas con datos especialmente sensibles pueden configurar ellas mismas un entorno de servidor y mantener el control sobre las medidas de protección y el mantenimiento. Otras pueden beneficiarse más de la solución de fácil acceso de Microsoft y de su garantía de seguridad.
Es importante sopesar estos criterios con respecto a los requisitos individuales de la empresa para hacer la mejor elección entre Office 2019 y Office 365.
- Para la mayoría de las empresas, una licencia de Office 2019 es suficiente para acceder a los programas establecidos del paquete de software.
- Aunque Office 365 ofrece prácticos servicios en la nube y actualizaciones periódicas, se le critica por su modelo de suscripción forzosa, ya que aquí siempre se incurre en gastos.
Conclusión
Office 2019 ofrece una instalación de software tradicional y una compra de licencia única, mientras que Office 365 es una solución de suscripción basada en la nube con pagos recurrentes y ricas funciones de colaboración y movilidad. La decisión entre Office 2019 y Office 365 para empresas depende de varios factores.
En última instancia, es relevante que las empresas realicen una evaluación individual para decidir si Office 2019 u Office 365 se adapta mejor a sus necesidades específicas. Ambas versiones de Microsoft Office ofrecen potentes herramientas y funciones. Office 365 tiene la ventaja de la colaboración basada en la nube, la flexibilidad y las actualizaciones periódicas, pero a cambio hay que aceptar unos costes de suscripción periódicos. Por tanto, esta variante solo merece la pena si también se utilizan las funciones adicionales asociadas. Muchas empresas no las necesitan para su trabajo diario.
