En el clima actual donde existe un intercambio constante de información y donde el robo de identidad es una preocupación real, es importante proceder a la destrucción de documentos sensibles de la manera correcta.
Hay muchas opciones para la destrucción de papeles y archivos, pero disponer de una solución que te permita controlar lo que ocurre puede ahorrar tiempo y dinero. Asociarse con una empresa de destrucción de papel puede proporcionar tranquilidad y ayudar a tu equipo de gestión de riesgos a garantizar que el proceso sea fluido y la confidencialidad esté protegida.
Deshacerte de documentos de forma segura es vital, ya que es el único método para que las empresas garanticen la eliminación de su responsabilidad en materia de control de documentos, y la única forma de hacerlo es recibir un certificado de destrucción de una empresa contratante cualificada. Cuando necesites encontrar empresas de destrucción de documentos en Barcelona, confía en All Safe, una empresa líder en el sector que podrá darte un certificado de destrucción.
¿En qué consiste un certificado de destrucción de documentos?
Un certificado de destrucción proporciona información sobre cada destrucción, incluyendo la fecha, la hora, el lugar y la persona que la realizó. También detalla cómo se manipularon los materiales a lo largo del proceso y demuestra que la destrucción de papeles y archivos confidenciales o con información sensible se llevó a cabo de acuerdo con la normativa.
Asegúrate de que tu negocio obtiene un certificado de destrucción de la empresa encargada de destruir los papeles con información confidencial después de cada servicio, para demostrar que tus documentos, discos duros o soportes se han destruido de forma segura, cumpliendo la normativa sobre privacidad. Este certificado de destrucción certifica que se han destruido todos los datos adquiridos y que los restos se han eliminado adecuadamente.
¿Por qué querría una empresa destruir documentos?
A decir verdad, ¿qué empresa quiere conservar registros que ya no necesita durante años y años? Aunque hay algunos requisitos sobre los tipos de documentos que tienes que conservar durante un determinado periodo de tiempo, deshacerte de ellos cuando puedas no sólo te ahorrará tiempo y dinero, sino que te liberará de cualquier responsabilidad en caso de que tus sistemas sean vulnerados.
La clave para conseguir esto, está en utilizar los servicios de profesionales para la destrucción de documentos confidenciales para asegurarte de que no comprometes a tu cliente ni a tu organización. De esta forma:
- El certificado de destrucción protege a tu empresa de conflictos legales. Conservar los certificados de destrucción después de cada destrucción ayuda a proteger a tu empresa en caso de que surja alguna disputa legal en relación con el manejo de la información personal. Tanto si hay una violación como si no, no es raro que las empresas sean acusadas de gestionar mal o difundir información confidencial. Disponer de certificados de destrucción de todo demostrará tu diligencia en la salvaguarda de la información sensible.
- El certificado de destrucción te da tranquilidad. Cada vez que trituras o destruyes documentos, discos duros, dispositivos o productos innecesarios, estás haciendo lo necesario para proteger a tu empresa de las filtraciones de datos, el robo de identidad y el fraude. El certificado de destrucción te da la tranquilidad de que todos estos artículos han sido destruidos permanentemente.
¿Por qué utilizar los servicios de All Safe?
Empresas como All Safe proporcionan este tipo de certificado de destrucción con cada trituración. Pero esta empresa en concreto no solo se encarga de destruir documentos en papel confidenciales. También puede ocuparse de la destrucción de archivos digitales, de la recogida selectiva de residuos, de deshacerse de todo los textiles de un negocio e incluso de destruir radiografías.
Puedes confiar en esta empresa de destrucción de documentos, pues incluso ha sido certificada según las normas más estrictas a nivel europeo:
- ISO 9001 Sistema de Gestión de la Calidad
- ISO 14001 Sistema de Gestión Ambiental
- UNE 15713 Destrucción segura de material confidencial. Código de buenas prácticas.
Puede ser tentador intentar destruir tus documentos por ti mismo para ahorrar dinero, pero no merece la pena el riesgo, pues es posible que al hacerlo no estés siguiendo las mejores prácticas ni cumpliendo los requisitos legales.
Las miradas indiscretas podrían mirar por encima de tu hombro para quitarte los datos de encima, los empleados que pueden manipular mal el equipo que contiene datos sensibles, o cometer alguna clase de error durante el proceso de eliminación, deberían ser motivos suficientes para dejar en manos de profesionales la destrucción de papeles y archivos.
