La externalización de los servicios para la solicitud de visados comenzó hace un par de años, con el paso del tiempo el concepto de obtener ayuda para realizar los trámites de movilidad entre fronteras está bien establecido y cuenta con beneficios para las distintas partes interesadas. Millones de personas necesitan visados al año para poder realizar sus viajes, por ello, gracias a la eficiencia de estos servicios, nos ha aportado beneficios en términos de costes. Esta transformación ha impulsado el comercio y turismo internacional, lo cual se traduce en importantes beneficios económicos y sociales.
VAC busca añadir valor aliviando la carga
Gracias a la externalización de la solicitud de visado se puede aliviar rápidamente la carga que suponen las tareas administrativas, siempre que sean no judiciales, que antes se encargaban de gestionar las embajadas y las misiones diplomáticas. VFS Global, es reconocido como el mayor especialista en el mundo en cuanto a externalización y servicios tecnológicos para gobiernos y misiones diplomáticas se trata. Esta empresa se encarga de gestionar todo el proceso, empezando por aceptar las solicitudes de visado e incluso el final del proceso de devolver el pasaporte a los solicitantes tras la toma de decisiones realizada por la embajada o consulado. Gracias a esta amplia gama de servicios el proceso de los gobiernos clientes es eficiente y seguro, lo cual también ayuda a mejorar la experiencia del solicitante.
«Nuestros servicios principales incluyen la reserva de citas, la comprobación de formularios, la introducción de datos, el cobro de tasas, el registro biométrico, el envío de documentos a la embajada/consulado correspondiente y el envío de documentos por mensajería a los solicitantes de visado una vez tomada la decisión», dijo Chris Dix, Director de Desarrollo de Negocios de VFS Global.
Aquellas personas que soliciten un visado podrán ver beneficios, como el aumento de punto de presentación de visados, que en algunos países pasaron de ser dos o tres a entre 10 y 20 puntos. Los plazos de presentación también se vieron afectados, antes de la externalización eran muy restringidos, pero tras estas aumentaron casi 3 veces de media, siempre teniendo en cuenta el horario comercial estipulado por el país en el que se encuentra.
«Nuestros Centros de Solicitud de Visados (VAC), bien situados, espaciosos y cómodos, con todas las comodidades modernas, y la introducción de un sistema de citas han desempeñado un papel fundamental en el proceso de transformación, añadiendo una enorme comodidad a los solicitantes. Antes, los solicitantes tenían que hacer cola -a menudo durante varias horas- antes de la apertura de la oficina de visados de la Embajada o el Consulado para asegurarse de que tenían la oportunidad de presentar su solicitud ese día dentro de unas franjas horarias limitadas», añadió Dix.
En cuanto a los gobiernos que contratan los servicios, las ventajas proporcionadas por VFS Global fueron: la capacidad de aumentar el volumen de tramitación de solicitudes de visado, esto se pudo realizar sin necesidad de ocupar más espacio en las oficinas, además de que no se necesita pagar costes adicionales para contratar más empleados. Por ejemplo, VFS Global introdujo soluciones innovadoras como LIDProTM, encargado de procesar la solicitud de visados por parte de los gobiernos clientes mediante la evaluación remota de estas, también las soluciones biométricas móviles, que permiten a los gobiernos clientes disponer de puntos temporales de presentación de solicitudes de visado en ciudades más pequeñas que no dispongan de uno a tiempo completo.
VFS Global también fue pionera en VACs compartidos por varios gobiernos clientes, estos ayudaron a aumentar los puntos de acceso para la presentación de visados en beneficio de los solicitantes. Desde su creación en 2001, VFS Global ha procesado más de 236 millones de solicitudes de visado y más de 104 millones de inscripciones biométricas desde 2007 gracias a la tecnología.
Presentar soluciones inteligentes y seguras para los clientes
Los avances tecnológicos han sido indispensables a la hora de mejorar la experiencia de los clientes en la solicitud de visados. El antes y después fue marcado por la introducción de las capacidad de inscripción biométrica, esto mejoró la seguridad general del proceso de solicitud, lo que permitió que el servicio al cliente de principio a fin se realizaran en el mismo lugar. Con el aumento en la popularidad de las tecnologías DIY (Do It Yourself) se llevó a la introducción del modo electrónico de la Visa, eVisa.
«Además de los servicios de mejora de la experiencia del solicitante o del cliente, hemos sido pioneros en algunos servicios personalizados, como nuestro servicio Premium Lounge, que ofrece una experiencia muy cómoda dentro de un Centro de Solicitud de Visados, y Visa At Your Doorstep, un servicio personalizado que permite a los clientes presentar sus solicitudes de visado desde la comodidad, la conveniencia y la seguridad de su hogar u oficina», añadió Dix.
Siempre con los clientes en mente se ha pasado a poner en marcha servicios personalizados como la comprobación digital de documentos (DDC) que permite a los clientes verificar documentos de visado antes de acudir al centro de solicitud, esto ayuda a disminuir el tiempo de interacción física. También se puso en marcha la presentación digital de solicitudes (DAS), esta permite a los clientes presentar sus solicitudes con la ayuda del personal de VFS Global a través de una videollamada.
Debido a estos cambios es posible que la gestión de fronteras presente novedades fundamentales a futuro. Nuevas tecnologías como la inteligencia artificial, el aprendizaje automático y el análisis de datos continúan emergiendo y la aplicación de estas podrían ayudar a realizar estos cambios. Con empresas privadas como VFS Global en línea con esta transformación, los modelos de negocio de la externalización de visados, pasaportes y servicios consulares y servicios a los ciudadanos seguirán añadiendo valor a toda la cadena en beneficio de todas las partes interesadas.
