En la actualidad, la gestión documental de las empresas es una tarea de alto riesgo: la normativa aplicable implica sanciones de elevadísima cuantía que, en caso de incumplimiento muy grave, podrían incluso llevar a la quiebra técnica a la firma implicada.
A este respecto, la Destrucción de documentos es uno de los aspectos de la gestión documental en los que más cuidado ha de ponerse. Pero, en concreto, ¿cuál es la legislación y normativa aplicable? Veamos:
Legislación y normativa aplicable a la destrucción de documentos
Ley de Protección de Datos Personales
La LOPDGDD (Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales) establece la obligatoriedad de eliminar los datos personales cuando ya no son necesarios para los fines para los que fueron recopilados.
La destrucción de los datos debe realizarse de forma que la información no pueda ser recuperada de ninguna manera, tanto si esta se encuentra en soporte electrónico como en soporte impreso.
Reglamento de Desarrollo de la LOPD
Por su parte, el RDLOPD (Reglamento de Desarrollo de la LOPD) establece las medidas específicas que deben adoptarse para la destrucción de documentos.
Estas medidas incluyen la obligatoriedad de utilizar sistemas que eliminen definitivamente la información, como la trituración, la incineración o la disolución en el caso de documentos impresos en papel.
Para los formatos documentales digitales pueden emplearse métodos como el formateado, la desmagnetización o la destrucción física de los soportes electrónicos empleados.
Sanciones por incumplimiento de la legislación relativa a la destrucción de documentos
Añadimos que los incumplimientos no salen gratis: las sanciones económicas por incumplimiento de la legislación relativa a la destrucción de documentos pueden ser elevadísimas.
Tanto es así, que el límite sancionable superior está establecido en 20 millones de euros, para casos reiterados y de especial gravedad. Además, existen otras posibles consecuencias derivadas.
Estas abarcan desde la suspensión de las actividades de la empresa infractora hasta procedimientos judiciales de carácter penal, que pueden concluir con fuertes indemnizaciones para los perjudicados e incluso con penas de prisión para los responsables de las irregularidades en materia de destrucción documental.
Destrucción de documentos de carácter interno
Además, no son pocas las empresas que manejan ingentes cantidades de documentación de exclusivo uso interno, como puedan ser:
- Balances económicos
- Presupuestos
- Proyectos de expansión
- Planes de financiación e inversión
- Estrategias de marketing
Independientemente de que esa documentación contenga o no datos personales, ha de ser convenientemente destruida para evitar el riesgo de que pueda caer en manos de empresas competidoras y, lo que es peor, de especuladores o de redes delincuenciales.
Firmas especializadas en destrucción de documentos: seguridad total
En definitiva, las compañías han de adoptar todas las medidas necesarias para ejecutar de forma efectiva las tareas relativas a la destrucción de documentos, sean estos de la índole que sean.
En este sentido, no son pocas las compañías que recurren a los servicios externalizados de Empresas de destrucción de documentos, muy especialmente cuando la Destrucción de papel es de carácter masivo y cotidiano.
Y es que no debe olvidarse que, cuando las tareas de destrucción y eliminación no se efectúan con total diligencia, los documentos impresos son, precisamente, los más susceptibles de ser posteriormente recuperados o reconstruidos.
