La utilización de los ordenadores y los smartphones en el ámbito de las empresas es hoy en día algo normal. Tanto es así que no es raro ver cómo algunos directivos cuentan con una Empresa de digitalización de documentos en Madrid para actualizar todo su archivo y desterrar definitivamente el papel.
Hoy en día incluso trabajar con la Administración implica hacer todos los trámites de manera online. Por eso, es más importante, por ejemplo, la Reparación fotocopiadoras Madrid y tener todo un sistema informático actualizado que contar con un archivo físico perfectamente ordenado desde hace décadas.
La realidad se ha impuesto. Incluso desde el Gobierno se promueven leyes como la llamada «Crea y Crece», que obligará a las empresas de todo el país a utilizar un sistema de facturación digital en los próximos años.
Por eso, quienes dan un paso al frente y optan por digitalizarse de manera integral desde hoy mismo ya llevan un trecho de camino hecho. Esto aporta a las empresas que se sitúan a la vanguardia una ventaja respecto a sus competidoras del mismo sector.
La digitalización: una necesidad para ahorrar tiempo y espacio
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización? No es difícil pensar en algo como el ahorro de espacio en primer lugar.
Si en el pasado había que llenar carpetas y carpetas de papeles como las facturas, los presupuestos o las fichas de clientes. Hoy en día esto puede quedar almacenado en un ordenador, en un disco duro que cabe en la palma de la mano o, todavía más, en la nube.
Esto lleva asociado otro punto positivo: tener los documentos digitalizados permite acceder a ellos en todo momento y lugar. Los empresarios actuales tienden a trabajar de una manera más deslocalizada, por lo que la posibilidad de acceder a una factura o a una propuesta de proyecto desde el móvil en un segundo es una ventaja clave.
Por último, recuperar documentos, relacionarlos entre ellos, obtener estadísticas o datos totales… Todo esto se facilita muchísimo porque se automatiza. El segundo paso, después de digitalizar los documentos, es trabajar sobre ellos directamente en el ámbito virtual.
Esto se puede —y la ley obligará a ello en unos años— hacer a través de software y programas específicamente pensados para ello, ya que ahorra tiempo, eleva la transparencia de las empresas, reduce el margen de error… una serie de características que están enfocadas a ser más competitivos.
Un camino que se puede hacer con ayuda
Muchos empresarios, especialmente los que están al frente de pequeñas compañías o proyectos autónomos, piensan que este camino es complejo y no están preparados para ello. Afortunadamente, existen muchísimos profesionales de muy distintos campos que pueden resultar muy útiles para llevar a cabo el paso a lo digital.
El primer paso puede ser, simplemente, equiparse con la maquinaria adecuada: fotocopiadoras conectadas que permiten imprimir, escanear y enviar las cosas directamente por correo, discos duros, el software de facturación… Después, el paso de crear un protocolo de trabajo optimizado irá saliendo solo y dependerá de las condiciones de cada una de las empresas.
Sin lugar a dudas, este es el camino del futuro de aquellos que quieren estar al frente de proyectos competitivos y a la altura de las demandas tecnológicas del momento.
