Las reuniones de trabajo son una parte esencial para una comunicación efectiva con el equipo de trabajo; en ellas se efectúan tomas de decisiones en las empresas. Sin embargo, cuando se abusan de ellas, pueden convertirse en una fuente de estrés, pérdida de tiempo y disminución de la productividad.
Según un estudio de varias consultoras, las empresas dedican en promedio el 15% de su tiempo a las reuniones, y este porcentaje ha aumentado desde la pandemia en 2020, que se incrementó la modalidad del teletrabajo y el trabajo híbrido en más de un 25%. Además, el 67% de los ejecutivos consideran que las reuniones son improductivas y el 62% afirman que les impiden completar su trabajo.
7¿Cómo reducir los costos de las juntas de trabajo en las empresas?
Para reducir los gastos en juntas de trabajo, los organizadores deben organizar las mismas de manera más objetiva, para ello deben, antes de convocar una reunión, evaluar si es realmente necesaria y si se puede sustituir por otros medios de comunicación más eficientes, como el correo electrónico, el teléfono o las plataformas digitales. Asimismo, se debe limitar el tiempo de las reuniones a lo estrictamente necesario y evitar las prolongaciones innecesarias.
Al momento de organizar una reunión de trabajo debes definir el objetivo y la agenda, se debe tener claro cuál es el propósito y el resultado esperado de la misma, y comunicarlo a los participantes con antelación. Además, se debe establecer una agenda con los temas a tratar, el orden, el tiempo y el responsable de cada uno de ellos, y seguirla con rigor durante la reunión.
Se debe invitar solo a las personas que tengan una relación directa o una aportación relevante para el objetivo de la reunión, y evitar la asistencia de personas innecesarias o redundantes. Además, se debe informar a los participantes de las expectativas y el rol que se espera de ellos en la reunión, y facilitar su participación activa y constructiva.
