En cualquier empresa, independientemente de su actividad o sector profesional, se acumula mucha documentación digital y en papel. Por dicha razón, es muy importante la correcta organización para llevar un mejor control de los registros y tener un acceso rápido a esta información. Está demostrado que la gestión documetal es un proceso cada vez más complejo en cualquier compañía, por lo que hay que emplear herramientas efectivas para mejorar la operatividad.
Es evidente que la falta de control podría llegar a ocasionar una enorme confusión que afectaría a la productividad y, por ende, a los ingresos y beneficios. Afortunadamente, hoy en día, disponemos de modelos de software muy competitivos que tienen la capacidad de categorizar la información para localizarla con mayor rapidez y facilidad. No obstante, todavía hay empresas que no cuentan con un sistema de gestión documental que cubra estas necesidades.
La importancia de la gestión documental en los negocios
El control documental se ha llegado a convertir en una tarea habitual en la oficina, aunque con enorme importancia en todos los negocios. Tanto es así que si surgiera algún problema en la operativa se pondría en riesgo la seguridad y protección de estos datos. De hecho, es obligatorio que las empresas cumplan con la normativa vigente de la LOPD (Ley de Protección de Datos).
En la actualidad, la transformación digital sigue siendo uno de los mayores desafíos en el entorno empresarial. Según la publicación “Digitalización en Europa 2023” de Eurostat, que ofrece un informe completo sobre la situación en Europa, el 70 % de las empresas situadas en la Unión Europea (UE), alcanzaron un nivel básico en esta materia durante el pasado año. Aproximadamente, el 66 % utilizaba la nube para almacenar los archivos y un 61 % disponía de un software.
Las principales razones para emplear la gestión documental en la empresa
Sin lugar a dudas, implementar una solución tecnológica para organizar la documentación correctamente ofrece un gran número de ventajas. A continuación, ofrecemos algunas razones para incorporar un software de gestión de empresas.
Ahorro de tiempo
La gestión del tiempo en una empresa es clave para mejorar la productividad y reducir los costes. La tecnología evita, por ejemplo, que una persona tenga que desplazarse a una estantería para buscar la información en formato físico, una acción que supone más tiempo y recursos (espacio físico).
Accesibilidad segura
Cualquier empleado autorizado tiene la opción de acceder a la información desde cualquier ordenador de forma segura y sin poner en riesgo a la compañía. El manejo de grandes volúmenes de información analógica implica la posible pérdida de los datos o el deterioro de la información en papel.
Unificar los procesos
La centralización de la información evita la duplicidad de los documentos y que diversos empleados realicen la misma actividad sin necesidad alguna. En este aspecto, los procesos se unifican, a la vez que se mejora la calidad de los datos al eliminar todo aquello que es repetitivo.
Opción más sostenible
La inversión en un software supone menos gastos en papel, tinta e impresoras, además, se reducen los costes de mantenimiento. Esto supone una importante contribución a la hora de reducir el impacto medioambiental y mejorar la sostenibilidad.
Inversión rentable
Esta adquisición es muy rentable a corto y medio plazo, ya que mejora los procesos internos y optimiza el rendimiento. El acceso a los archivos digitales, además de ser mucho más eficaz, también reduce las posibilidades del error humano.
Programas como Sesame HR son idóneos para almacenar y acceder a los documentos. Este software es una herramienta muy útil para optimizar los procesos en el departamento de Recursos Humanos y mejorar la productividad del negocio en general. Además, la compañía podrá ofrecer una imagen más moderna y competitiva en el entorno empresarial.
