Las aplicaciones informáticas avanzadas de gestión empresarial nos permiten controlar de manera automática múltiples procesos relacionados con la facturación y la actividad comercial.
Uno de los procesos más importantes es el control efectivo de las Cuentas por cobrar. Por lo tanto, conozcamos qué son este tipo de cuentas, por qué su control estricto resulta imprescindible y cómo podemos optimizar ese proceso de control.
Qué son las cuentas por cobrar
En muchos sectores empresariales, las operaciones de prestación de servicios o venta de bienes se realizan mediante la modalidad de pago aplazado, sin la intervención de entidades externas especializadas en financiación.
En estos casos, es la propia empresa proveedora la que asume los riesgos derivados de los créditos concedidos a sus clientes:
- Por un lado, un excesivo volumen de créditos, aunque estos sean de cobro seguro, puede afectar en ciertos momentos a la liquidez o a la viabilidad financiera de la firma.
- Por otro lado, siempre existe la posibilidad de que se produzcan demoras en los cobros e incluso impagados.
Y todas esas operaciones realizadas a crédito han de registrarse contablemente en las denominadas cuentas por cobrar.
Por qué es necesario cuantificarlas y controlarlas
No vamos a entrar en cuestiones contables, relacionadas con los activos y pasivos de las empresas, que solo son entendibles por personas con formación académica de índole financiera o económica. Por eso, a fin de que cualquier lector comprenda la importancia de la cuantificación y el control de las cuentas por cobrar, pondremos dos ejemplos:
En el primero, supongamos que un proveedor de maquinaria pesada de alto valor concede, como estrategia para captar clientela, plazos de pago de 180 días frente a los 90 días de sus competidores.
Está claro que si la estrategia resulta excesivamente exitosa, el volumen de cobros pendientes puede hacer que la empresa incurra, aun teniendo un balance comercial muy positivo, en una falta de liquidez para hacer frente a sus gastos corrientes.
En el segundo ejemplo, supondremos que la misma empresa concede plazos de pago de solo 60 días, pero que no pone ningún límite a las cuantías aplazadas, generando rápidamente créditos por valor de varios millones de dólares o de euros.
En este último caso, serán esas elevadas cuantías pendientes, y no los plazos de cobro de las mismas, las que dificulten el equilibrio financiero de la firma. La consecuencia es que, además de procurar que los pagos se ejecuten en los plazos comprometidos, resulta imprescindible lograr el equilibrio entre los plazos crediticios y las cuantías pendientes de pago.
Es decir, en función del retrato financiero de la la firma en cada momento, y de sus necesidades de captación y fidelización de clientes, podrán ampliarse los plazos y las cuantías de los créditos o, por el contrario, será necesario reducir los mismos.
La automatización de las cuentas por cobrar es la forma de optimizar las operaciones de venta con pago aplazado
Controlar de manera manual y eficaz las cuentas por cobrar solo es posible en microempresas con un nivel muy bajo de ventas a crédito y cuyos importes aplazados sean de poca cuantía. Para todos los demás casos, lo más aconsejable es disponer de un sistema informatizado que facilite el análisis y el control automático de las cuentas por cobrar.
Con todo esto, una de las soluciones más efectivas del mercado es el programa de facturación electrónica y control financiero de la plataforma digital Págalo, especializada en procedimientos automatizados de gestión empresarial.
