En caso de que te hayan dicho que tienes que compulsar documentos, es posible que no sepas nada al respecto, y que necesitas saber cómo y en qué lugar se debe hacer, cuál es la documentación que necesitas y cuánto tienes que pagar por ello, así como los supuestos en que es gratuito.
¿Cuándo se nos pide compulsar documentos?
Normalmente, la solicitud de compulsar documentos se presenta cuando estamos participando en un proceso de reclutamiento de una empresa y aspiramos a un puesto de trabajo, pero también nos lo pueden solicitar cuando estamos aplicando para obtener una beca o estamos haciendo un trámite administrativo en un ente público o privado.
¿En qué consiste compulsar un documento?
Compulsar documentos es una actividad de tipo administrativo, por medio de la cual se le concede validez a la copia de una documentación original, adquiriendo el mismo valor que tiene el original al que se refiere y que puede ser presentado en sustitución de éste, teniendo iguales efectos.
¿Cuál es el procedimiento para compulsar documentos?
Es la realización de una comparación entre una copia y su documento original, que son consignador por la persona interesada, con la finalidad de que se compruebe que poseen las mismas características. Este procedimiento recibe indistintamente el nombre de cotejo, que es la comparación que se hace entre ambos documentos y se compulsarán aquellos que hayan sido consignados por el interesado junto con la solicitud correspondiente.
No podemos confundir lo que es una fotocopia compulsada de una documentación con lo que es denominado una copia auténtica, porque la última llega a tener igual valor que el original, lo que garantiza que el original de la copia auténtica es un documento legal y válido.
¿Dónde y cómo es posible compulsar documentos?
Para saber a qué lugar debemos acudir para compulsar documentos, es necesario distinguir entre una tramitación ante un ente de la administración pública o ante un ente privado. En caso de que se trate de un ente privado, será el mismo en que se encargue de compulsar el documento, pero si ello no es posible, puedes acudir con el original y una copia a una Notaría, que efectuará el cotejo y compulsará el documento solicitado.
Ahora bien, si se trata de un ente de la administración pública quien emitió el documento, como es el caso de una Universidad, la Seguridad Social, una Comunidad Autónoma, un Ayuntamiento, la Agencia Tributaria o el SEPE, serán ellos a los que hay que acudir con el original y la copia para que compulsen esta última.
Estos organismos, a su vez, pueden solicitar que lleves documentos compulsados si tienes que realizar ante ellos cualquier trámite. Si lo que necesitas es compulsar tu título de Universidad, lo que debes hacer presentarte personalmente en la Secretaría de la Universidad que lo emitió y hacer la solicitud correspondiente, consignando el original y la copia, y pagando una tasa por el trámite.
Normalmente, la autoridad para compulsar documentos recae en el organismo o ente que emitió la documentación oficial de que se trate y con el documento compulsado se pueden realizar tramitaciones en los demás países que conforman la Unión Europea.
Otras opciones
Pero si no tienes otra posibilidad, porque la Universidad en la que te graduaste queda muy lejos, todavía te quedan dos opciones, siendo la primera acudir a una Notaría, porque este ente tiene la competencia para compulsar documentos, cualquiera sea su origen, pagando la tasa correspondiente, para que el notario practique el cotejo entre la copia y el original, declarando de manera auténtica que son iguales.
La segunda opción es compulsar el título universitario por medio de ciertos organismos del Estado, como las Comunidades Autónomas o los Ayuntamientos, para lo cual será necesario que se envíe una solicitud desde la administración receptora a la administración emisora.
No obstante, acudir a un Ayuntamiento para compulsar documentos, sólo es posible en ciertos supuestos, que son aquellos en los que el documento compulsado sea necesario para gestionar un asunto de la competencia del Ayuntamiento, o si son presentados por medio del registro municipal.
¿Qué debemos hacer para solicitar la compulsa de documentos?
Una vez que hayas determinado a qué lugar vas a acudir para compulsar documentos, hay que llevar el documento original que deseas compulsar, junto con una copia legible del mismo y el DNI, pasaporte o el documento con el que te puedas identificar, además de realizar la solicitud correspondiente y paga la tasa respectiva.
¿Se puede solicitar compulsar documentos vía electrónica?
Sí es posible compulsar documentos de manera electrónica u online, para lo cual se usa la ‘firma electrónica reconocida de un funcionario o empleado público del Ministerio o de alguno de sus organismos públicos dependientes, que es la que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica’, según se expresa en el BOE.
El procedimiento que se explica en el propio B.O.E. dice que: ‘Para realizar la compulsa electrónica se digitalizarán los documentos originales en papel a compulsar, produciendo un fichero en formato pdf que se mostrará en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Una vez cotejada la imagen del documento original en papel con el mostrado en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electrónica’ del funcionario.
Además, se indica que la copia compulsada tendrá una señal que será su localizador universal, acompañado de una leyenda con la fecha y la hora en que fue compulsada y los datos de identificación de quien la compulsó.
¿Existe otra alternativa?
Últimamente, se ha creado el llamado Código Seguro de Verificación o CSV, con el cual es posible incluir una codificación de letras y números en la documentación de que se trate, y con él posible comprobar que el documento es auténtico en la página web del ente emisor, y se puede descargar en línea.
Finalmente, es posible compulsar documentos en las Oficinas de Correos, compareciendo personalmente ante cualquiera de ellas, llevando el documento en original y la fotocopia, y Correos la va a digitalizar y la compulsará, quedando lista para ser enviada a cualquier ente público.
¿Se puede compulsar documentos gratis?
Ello es posible, pero no en todos los casos, por ello debes indagar si este servicio está disponible en tu Ayuntamiento y para qué clase de trámites es posible que sea gratis, por ejemplo en el Ayuntamiento de Madrid es gratis, pero hay unos requisitos que son que la copia compulsada se requiera para acompañar comunicaciones, escritos o solicitudes que se tengan que presentar en las Oficinas de Registro, y siempre que el original sea acompañado de su respectiva copia legible.
