Gestionar una crisis es uno de los elementos básicos que toda empresa o actividad debe prever, sobre todo en esta época en la que tenemos la amenaza de la falta de energía, pero no se trata de qué tan buenos podamos ser al momento de que la crisis ocurra, sino de que tan previsivos hayamos sido.
Y es que el modo de gestionar una crisis requiere de una planificación previa, es decir, de que tengamos un plan que nos indique la ruta a seguir, por ello es necesario que en tiempos en los que la situación se encuentra normal, nos sentemos a pensar en los posibles escenarios de crisis que pueden presentarse y afectarnos, para poder planificar la forma en que la misma debe ser enfrentada.
Elaborar un plan para gestionar una crisis
Tener un plan para gestionar una crisis puede hacer la diferencia entre el éxito o un rotundo fracaso, con mayores pérdidas de las que normalmente habríamos tenido en los niveles de ingresos, por ello es importante que toda organización los tenga, además pueden preverse las posibles consecuencias y el impacto que determinados tipos de crisis pueden suponer, lo que nos permitirá estás preparados y reducir los negativos efectos que ello puede ocasionar a la empresa.
Además, saber cómo gestionar una crisis dice mucho de las condiciones de líderes de los que planifican tales actividades, y hacérselo conocer al equipo de trabajo supone que estarán preparados ante la aparición de cualquier eventualidad.
¿Qué es un plan para gestionar una crisis?
Es un plan diseñado de antemano en el que se describirá cómo deben actuar los distintos factores que pueden intervenir en el mismo para evitar mayores daños, porque se sabe qué debe hacer cada quien y qué funciones tendrán que asumir. Su finalidad es poder reducir al mínimo los efectos que una crisis puede producir y poder reanudar más prontamente los procesos de producción.
Se trata de un documento dinámico, que debe ser conocido, consultado y actualizado con frecuencia dentro de una organización. El formato no importa, de hecho lo que es más fácil de usar es algo que se parezca a una lista de verificaciones. Así, al momento de presentarse el evento, gestionar una crisis será tan sencillo como colocarle un check a la lista de actividades que se deben poner en práctica y poder mantener una prosperidad razonable.
Hay que hacer el análisis de riesgos
No se puede aventurar a adivinar cuál será la naturaleza de la crisis que se puede presentar, pero si es posible hacer un análisis de los riesgos probables que puedan afectar nuestra actividad, y eso nos permitirá establecer fa manera en que deben ser afrontadas.
¿Existe una guía para elaborar un plan para gestionar una crisis?
Claro que la hay, y la primera recomendación en esa guía es que debemos dividir el plan en pasos o metas que sean más pequeñas y fáciles de conseguir. Identificar las posibles crisis que se pueden presentar hará que nos sintamos menos abrumados cuando ocurran, porque estaremos preparados para ello y sabremos lo que se debe hacer, por ello te recomendamos que los hagas siguiendo estos pasos:
Seleccionar al equipo que liderará el plan para gestionar una crisis
Primero hay que conformar al equipo de los líderes con los que se debe colaborar en el proceso de planificar. Este equipo deberá incluir aquellas personas que serán las que tomarán las decisiones de presentarse una crisis y lo bueno es que conocerán todo el plan y estarán preparados para ello.
Evalúa primero los posibles riesgos
Lo siguiente es iniciar un proceso de planificación, en el que deben participar todos los interesados, para que puedan ser identificadas todas las posibles situaciones negativas que puedan presentarse en la actividad y hacer un registro de riesgos, para identificar y poder analizar como esos riesgos afectarán el proceso productivo.
Eso permitirá reducir demoras e inconvenientes en determinadas etapas, y preparará al equipo para que no se interrumpa de modo prolongado el proceso de producción. Así mismo, se podrá determinar en el plan para gestionar una crisis cuáles son los riesgos más probables que se pueden presentar y cómo responder adecuadamente a ellos.
Analiza el impacto que pueden producir en la empresa
Cuando existe un plan para gestionar una crisis, es más sencillo identificar la manera en que afectarán a la actividad y el impacto que tendrán en la misma, lo que debe ser conocido por el equipo de gestión de crisis, y se deben determinar los posibles resultados por separado, ya que cada tipo de riesgo podría desembocar en un resultado distinto.
Por ejemplo, los efectos comerciales podrían ser perder ingresos o clientes, dañar la reputación del negocio, demorar las entregas y el pago de multas o de sanciones de tipo comercial, dependiendo de las cláusulas penales de los contratos comerciales que tengamos suscritos.
Delinea el plan de respuesta a la crisis
Poder gestionar una crisis pasa principalmente por poder establecer cómo debe ser la respuesta del equipo de crisis, defiendo las acciones que el mismo debe tomar para poder dar respuesta a cada riesgo que se materialice en la vida real.
Si tu empresa sufre un ciberataque y gran parte del proceso de producción es automatizado, necesitarás a alguien que de inmediato tome las medidas para que proteja tu red, otro que se ponga en comunicación con los clientes para explicarles el inconveniente y otro que se encargue de poder evaluar los posibles daños.
Hay que consolidar el plan para gestionar una crisis
Cuando estén identificados los eventuales riesgos, el impacto que pueden producir, la manera en que se debe responder a los mismos y los responsables de ejecutarlo estén al tanto del mismo, entonces el plan estará consolidado. Asegúrate de que existe un protocolo de emergencia y que las personas adecuadas tienen los números de contacto de todos los que estén involucrados en el mismo, y entienden qué es lo que se debe hacer y en qué momento.
Preocúpate por revisar y por actualizar el plan para gestionar una crisis
Cuando se haya completado el plan para gestionar una crisis, convierte en una rutina su revisión cada cierto tiempo, porque algunas cosas pueden cambiar y debe ser actualizado, además los potenciales riesgos pueden ir cambiando con el paso del tiempo, así que una revisión anual, con tu equipo de crisis, para poder identificar nuevas fortalezas o nuevos riesgos va a resultar en una mejor efectividad al momento de ponerlo en práctica.
