Los beneficios que proporciona la tecnología de programas en la nube al interior de las empresas permiten agilizar procesos y compartir información de forma segura entre miembros internos y externos. Esta es una de las principales funcionalidades que ha adoptado Microsoft SharePoint.
La acumulación de carpetas compartidas en los ordenadores, con el tradicional sistema de ficheros que almacena documentos, es una modalidad de gestión documental que ha quedado obsoleta ante el desarrollo del nuevo software de gestión documental de Microsoft.
Con el servicio de consultoría tecnológica de Caltico, las empresas pueden aprovechar de forma eficiente SharePoint, ya que la compañía adecúa las funcionalidades del software a las necesidades de cada cliente.
¿Qué es SharePoint?
Como herramienta software de gestión documental, Microsoft SharePoint es un servicio disponible en la plataforma Office365 de Microsoft que se utiliza para organizar, almacenar y compartir contenido. Además de poder acceder a través de un navegador online, una empresa puede gestionar mediante la utilización de SharePoint todo tipo de documentos e información de valor de forma segura y centralizada.
Desde la propia plataforma, adecuada a los requerimientos de cada empresa, todo el personal corporativo, así como también empleados, clientes y proveedores, pueden acceder a documentos compartidos, sin la necesidad de tener instalado el paquete Office.
El desarrollo de Microsoft SharePoint ha significado una solución tecnológica ágil y eficiente a la hora de consultar, editar y compartir contenido, no solo por facilitar la gestión centralizada de información corporativa, sino también por la accesibilidad que proporciona. SharePoint puede ejecutarse tanto en PC como en smartphone o tablet, con cualquier sistema operativo y navegador.
Los beneficios de llevar a cabo la gestión documental con SharePoint
Los puntos a favor de almacenar archivos con este software son varios, ya que, además de ahorrar espacio de almacenamiento en el ordenador, los documentos pueden compartirse a cualquier usuario que tenga acceso a un dispositivo con internet. Ya no se necesita un ordenador para acceder a carpetas compartidas, sino que, desde SharePoint, toda persona que tenga autorización puede visualizar todo tipo de contenido de forma fácil y segura. En este sentido, también se facilita la colaboración, ya que el software permite el trabajo conjunto en los documentos, de la mano de OneDrive for Business. El conjunto de estas herramientas de Microsoft agiliza el intercambio de información y permite incluir notificaciones ante nuevas modificaciones por parte de miembros del equipo.
La migración a estas soluciones tecnológicas, con el servicio de Caltico, garantiza la reducción de costes, el incremento de la productividad y el refuerzo de la seguridad de los datos de una empresa. Todos estos beneficios que se encuentran en la plataforma de Office 365 de Microsoft son implantados para cada empresa en servidores propios, en función de sus requerimientos. Además de ser partner de Microsoft, Caltico es reconocido en España por ser aliado tecnológico de las empresas, gracias a sus soluciones integrales por parte de expertos en servicios informáticos.
