La tecnología está transformando las empresas, ayudando a conseguir una mayor productividad incluso para las pymes. ¿Quieres ser más competitivo en el mercado a día de hoy? Entonces es imprescindible contar con herramientas que potencien el rendimiento de tu compañía. Por suerte, a día de hoy existen soluciones de software al alcance de cualquier tamaño de negocio. Si quieres automatizar y potenciar tu empresa, anota todo lo que necesitas para la digitalización de tu negocio.
¿Qué Necesitas Para Iniciar el Proceso de Digitalización de tu Negocio?
Digitalizar una empresa es como un viaje, no se realiza todo de golpe, sino que sucede de manera progresiva. Se va avanzando con pequeños pasos, que llevan a conseguir un día a día cada vez más eficiente.
Piensa en cada una de las tareas que realizáis en tu empresa, y cómo sería si lograses automatizar una buena parte de ellas. Imagina el ahorro de tiempo, de recursos y de energías que podrías conseguir con una gestión más eficiente gracias a la digitalización de tu negocio.
Además, tienes la posibilidad de aumentar tu cartera de clientes, crecer y conseguir una mejor reputación. Todo ello te resultará más fácil si te apoyas en las opciones digitales disponibles a día de hoy.
Anota los pasos a seguir que vas a necesitar para la transformación digital de tu negocio.
1. Identifica tus necesidades
El primer paso antes de empezar a implementar soluciones en tu empresa es que analices tus necesidades reales. Anota en el día a día qué tipo de tareas ocupan la mayor cantidad de tiempo de cada trabajador. Si tu negocio es grande, en ese caso podrías valorar por departamentos. Piensa que hay soluciones para cada uno de ellos, pero el primer punto es tener claro qué te hace falta a ti en tu realidad de la empresa.
A la hora de identificar necesidades, recuerda enfocarte en estos grandes objetivos:
- Mejorar las ventas
- Reducir costes
- Conseguir una mayor fidelización
- Aumentar la productividad
- Controlar mejor la empresa
Con los requerimientos bien claros, es posible hacer una hoja de ruta, marcarse prioridades, definir presupuestos y planificar. Así, por ejemplo, si determinada actividad del negocio está generando más gastos o problemas en sus procesos, puede ser la primera en digitalizarse.
Más allá de esto, recuerda si vas a necesitar algunos básicos que serán el punto de partida de cualquier plan de digitalización:
- Conectividad
- Puestos de trabajo digitales
- Soluciones de movilidad
Si tu empresa va a dar el salto digital, deberás tener buena conexión y equipos informáticos a la altura.
No puedes empezar a digitalizar con soluciones de software de última generación sin contar con ordenadores adecuados. Además, piensa si tu equipo sabe lo mínimo de tecnología y si cuentan con dispositivos para poder teletrabajar.
Ten en cuenta desde qué punto de partida empiezas para ser realista con los pasos a seguir que necesitas en tu empresa.
2. Busca programas específicos
Una vez anotadas tus necesidades, aquellas tareas que te pueden ahorrar tiempo y que crees que se podrían automatizar, es el momento de buscar las herramientas necesarias.
Cada empresa es un mundo y tiene sus particularidades, aunque en general hay una serie de necesidades comunes a todas.
Soluciones de contabilidad
Por ejemplo, una necesidad habitual de las empresas es cubrir tareas asociadas a la facturación y los temas de impuestos. Hay programas de contabilidad especializados en llevar todo lo necesario con este ámbito del negocio. Un software así te permite:
- Automatizar la conciliación bancaria
- Llevar el balance de la empresa en tiempo real
- Controlar todos los gastos
- Localizar cualquier asiento descuadrado con rapidez
Programas de facturación
También es probable que busques soluciones para procesar las facturas automáticamente, extraer datos con rapidez y llevar una gestión integral de toda la información. Con el programa de digitalización de facturas de Klippa evitas la transcripción manual de los datos de cualquier ticket o factura soportada.
Digitalización y gestión de documentos
Klippa también sirve para registrar cualquier documentación en papel, para poder digitalizar cualquier documento importante de tu negocio. Así, más allá de certificados o material oficial, todos los demás dossiers físicos que te están ocupando muchos estantes se pueden convertir en carpetas de varios gigas ocupando apenas un disco duro en el servidor de tu empresa.
Es probable que quieras tener la opción de acceder a documentos del negocio desde cualquier lugar. Así, puedes compartir ficheros con tu equipo e incluso facilitar el teletrabajo para todos. Programas como Google Drive son muy útiles en este sentido. Puedes editar en tiempo real con otra persona de la empresa o incluso un cliente, accediendo a un documento compartido en la nube. Es una excelente herramienta para organizar información e incluso para apoyar tus reuniones online.
Digitalización de encuentros y reuniones
Para realizar reuniones virtuales con el equipo o tus clientes y así ahorrar desplazamientos, existen soluciones como Zoom, Microsoft Teams o Google Hangouts que son muy prácticas. Imagina todo el tiempo que puedes ganar en trabajo o descanso para tu gente, si evitas reuniones presenciales innecesarias. Muchas empresas a día de hoy tienen modelos híbridos, y esto es gracias a la digitalización de las entrevistas, reuniones, visitas comerciales, eventos y cualquier tipo de encuentro.
Programas de marketing y venta
Otro ámbito habitual de digitalización de las empresas es el de marketing y ventas. Hoy en día las oportunidades de conseguir clientes se multiplican en el mundo online. Contar con herramientas de este tipo es fundamental, tales como:
- Herramientas para enviar emails automáticos, como MailChimp
- Software específico para la gestión de clientes, CRM como Holded
- Plataformas para programar publicaciones en redes, como Hubspot
- Soluciones de analítica de datos en redes o la web, como Metricool
- Programas para editar fácilmente fotos o vídeos, como Canva
Estos son solo algunos ejemplos de la digitalización de marketing y ventas de tu negocio. Si consigues multiplicar tus resultados con menos esfuerzo en estas áreas, podrás atraer y fidelizar más clientes.
3. Empieza a probar
Antes de lanzarte a contratar cualquier software, ten en cuenta que la mayoría de herramientas de digitalización cuentan con demostraciones. Pide una demo gratuita de los programas que más te convenzan, y empieza a ver cómo te va la experiencia.
En la fase de testeo, ten en cuenta algunos puntos clave:
- Elige soluciones intuitivas, fáciles de utilizar
- Analiza si tienes soluciones que integren varias herramientas en una
- Asegúrate de que los programas tengan un buen soporte
La mayoría de demos de este tipo de soluciones permiten utilizar el programa por unos días. Otras soluciones limitan el acceso por características en lugar de hacerlo por tiempo. Así, en ciertos casos podrás testear la herramienta a cierto nivel, y si quieres más opciones tendrás que dar el salto para contratar el servicio premium.
Recuerda que no es una decisión que debas tomar prescindiendo de tu gente. Confirma que cada solución digital que vayas a incorporar en tu empresa cuente con la implicación del personal adecuado.
Piensa, por ejemplo, que la solución de contabilidad que elijas deberá servir a quien lleve este tema. Por otro lado, si quieres escoger un programa para publicar en Facebook e Instagram, conviene que opine la persona o el departamento encargado de ello. La motivación de tu equipo y su compromiso con la digitalización serán gran parte de tu éxito futuro.
4. Ten paciencia
Ten en cuenta que cualquier proceso de digitalización implica pasar por una curva de aprendizaje. Por fácil de usar que sea la solución que implementes, tendrás que empezar por familiarizarte con el uso.
En muchos casos conviene realizar un plan de formación para emplear el software. Ten en cuenta que no se trata únicamente de usarlo, sino de sacarle el máximo partido. Asegúrate de una buena adaptación inicial, para evitar que se creen protocolos incorrectos, se acostumbren a ciertos vicios en el uso o incluso tengan una mala impresión del programa por haber comunicado mal todo el potencial que tiene.
Además, normalmente hay que importar o añadir todos los datos en una primera fase. Ten en cuenta que vale la pena el esfuerzo y las horas invertidas, porque pronto podrás empezar a rentabilizarlas.
Conclusión
La digitalización de las empresas ya no es una opción, es una necesidad. Asegúrate de dar el salto cuanto antes, para que tu negocio prospere en el mundo actual y futuro.
Para ello, recuerda seguir estos pasos:
- Analiza tus necesidades
- Define una hoja de ruta con prioridades, presupuesto y plazos
- Valora las distintas soluciones del mercado
- Asegúrate de probar antes de comprar
- Asume que habrá un tiempo de adaptación
- Cuenta con el equipo y su compromiso
Una vez hayas pasado por todo esto, empezarás a ver que si has elegido correctamente, los resultados se notarán. Digitalizar tu negocio te puede suponer importantes ahorros, mejora de procesos, reducción de gastos, menos dolores de cabeza y más ventas.
¡Mucha suerte y que consigas impulsar tus resultados!
