El proceso de digitalización de la gestión documental forma parte de la transformación que tienen que realizar las corporaciones para resguardar su información sensible. Esto trae consigo la automatización de procesos y la seguridad de tener un archivo digital con información siempre a la mano.
La digitalización de documentos permite además aplicar soluciones como facturación electrónica, una eficiente gestión de cuentas y el desarrollo de nuevas prestaciones de ciberseguridad. La transformación digital que han de hacer las empresas ha generado una serie de mitos que muchas veces retrasa la migración desde la tecnología análoga.
Cuatro mitos de la gestión documental explicados por Telecon
Los mitos son teorías que se han difundido a partir del avance en el uso de softwares para la gestión documental dentro de las empresas, basados en la falta de información veraz por parte de los interesados. Estas personas, que generalmente toman decisiones en las compañías, no han acudido a fuentes oficiales y solo tienen versiones referenciales.
Telecon Business Solutions (TBS), marca que forma parte del Grupo Telecon aclara 4 de las dudas más frecuentes que tienen los empresarios sobre este tema. El primero de los mitos es que un Software ECM de gestión documental es caro. Eso es falso si se toma en cuenta que las empresas obtienen un retorno de la inversión casi de inmediato.
Otro de los mitos es que un software gestor de documentos (ECM) va a ayudar con el proceso de digitalización. Aunque ese proceso es un trabajo aparte, estos productos pueden facilitar algunas tareas. TBS aclara que en lo que sí ayudan estos programas es en la localización de la información y la trazabilidad de la misma.
Tecnología amigable con los usuarios
Los otros dos mitos muy difundidos, pero que también son falsos son los que tienen que ver con la compatibilidad de los usuarios. Uno se relaciona con la tesis de que un programa ECM es complicado. El Grupo Telecon afirma que estos softwares usan tecnología ‘user friendly’ que permite interactuar con ellos sin la necesidad de largos procesos de formación.
El otro tiene que ver con el perfil del personal. Algunas empresas han llegado al punto de transformación digital con empleados bastante mayores, gracias a un bajo nivel de rotación. El mito dice que las personas mayores tienen más dificultades para relacionarse con estos programas, lo que se establece como otra afirmación que carece de veracidad.
Su entorno amigable elimina las reservas que puedan tener algunas personas y su diseño permite que cualquier empleado se adapte rápidamente. La digitalización de documentos es un elemento clave dentro de la transformación digital. Es un proceso sobre el cual no cabe preguntarse si sucederá o no a una empresa, si no cuándo ocurrirá.
