El teletrabajo fue el método de funcionamiento establecido de forma general en todo el mundo cuando la pandemia por COVID-19 llegó. Esta situación provocó en muchas empresas un descontrol en la automatización de sus funciones, puesto que no se tenía esta situación prevista, aunque también propició a varios cambios. Desde Telecon Business Solutions, empresa con más de 30 años de experiencia en la transformación digital, se ofrecen soluciones a estas empresas para que optimicen su competitividad, eficiencia y rentabilidad. Además, con el objetivo de automatizar las tareas y mejorar los tiempos de respuesta, orientan en la gestión documental a través de la consultoría, instalación y configuración del software de digitalización de documentos.
Las empresas hacia el mundo digital
En un mundo cada vez más adaptado al uso de las tecnologías, la transformación digital ofrece un gran potencial para la optimización de los procesos, ya que son más rentables y aumentan el nivel de satisfacción de los clientes. En ese sentido, el Estado ofrece ayudas y subvenciones de hasta 12 mil euros al sector a través del programa KITDIGITAL para proyectos de digitalización. Estas nuevas propuestas de transformación podrían definirse como la evolución de las funciones de una organización a través del uso de la tecnología con el objetivo de mejorar su competitividad, automatizar su dinámica de trabajo y ofrecer un valor añadido a quienes requieren de sus servicios.
Para iniciar la transformación es imprescindible la reducción del uso del papel, ya que los recibos digitalizados son más accesibles a la hora de hacer cualquier modificación. De la misma manera, almacenar los albaranes en un gestor documental permite mantenerla organizada por grupos y la ubicación de estos es mucho más sencilla.
¿Qué debe tener un software de gestión documental?
La necesidad de cada organización es única y el camino a la automatización de sus procesos puede ser diferente. La digitalización de la documentación es uno de los primeros pasos que hay que dar, sin embargo, este trabajo no es tan sencillo como parece, por lo que se hace necesario un gestor documental que permita, de una forma efectiva y eficaz, la captura de los documentos.
Otro de los elementos que debe hacer un gestor documental es el rastreo de cualquier modificación realizada dentro del sistema, que permita conocer los detalles de la alteración y la recuperación de la información. Así mismo, el control del flujo laboral, la determinación de las tareas, su seguimiento y cumplimento de los períodos establecidos también son tareas del gestor documental.
Para las empresas, la implementación de un gestor documental contribuye a conseguir resultados representativos tanto para la automatización de los procesos como para el crecimiento sostenido de la organización. Además, la empresa cuenta con diversas opciones de precio, desde el más básico que es solo para almacenar o adaptando los flujos de trabajo según necesidades del cliente.
