Para escribir una reclamación, sea cual sea el motivo, debes tener en cuenta que esta debe estar dirigida a la persona o entidad que piensas reclamar. Es decir que siempre debe tener la persona o el nombre de la empresa a la que piensas reclamar por el motivo que fuera.
Esta deber clara, precisa y ten en cuenta que cada organismo tiene su mecanismo para que puedas hacer llegar la carta de reclamación. Esta siempre debe ser puntual y explicar las razones por las que estas imponiendo la reclamación.
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Las cartas de reclamación a entidades bancarias siempre suelen tener un modelo. Igual que todas las cartas o documentos de reclamación para una empresa o tienda en específica. El sector de alimentos por lo general cuenta con una sección para que el consumidor pueda imponer su queja.
Además, este sector suele tener un buzón de sugerencias para que el consumidor pueda hacer recomendaciones. Ya sea en el servicio, trato al público entre otros.
Como no es posible dar indicaciones sobre todas las cartas de reclamación, te daremos a continuación unos puntos básicos. Es decir que en la realización del documento de queja se cumple en la mayoría de los casos.
¿Cómo hacer una reclamación correctamente?
Tal como hemos mencionado , no podemos dar los modelos de reclamación para todas las empresas. Pero si se puede seguir ciertos puntos que son generales en la realización de una carta de queja.
Tenga en cuenta que al tener un problema por servicios o trato, siempre es posible expresarlo y hacerlo saber a los implicados. De hecho, es importante las cartas de queja, ya que de esta manera los implicados pueden ajustar en cuanto a trato o servicios. Es decir mejorar.
Recuerda que el primer paso que debes seguir es hablar sobre tus dificultades con un representante del negocio. Si no puedes resolver el problema con una llamada de teléfono o un email, considera escribir una carta de reclamación.
La carta es importante porque registra tu queja en la compañía, te ayuda a preservar los derechos legales que pudieras tener en esa situación, y le deja saber a la compañía que tienes serias intenciones de seguir adelante con la queja.
Puntos generales de la carta
Los puntos que se toman en cuenta en una carta de reclamación son los siguientes:
- Sé claro y conciso. Describe el artículo o servicio que compraste y el problema. Incluye los números de serie o de modelo, y el nombre y localidad del vendedor. Si tu carta es la continuación de una conversación previa, asegúrate de mencionar el nombre de la persona con la que hablaste y los detalles de la conversación.
- Establece exactamente lo que quieres que haga el negocio y cuánto tiempo estás dispuesto a esperar la respuesta. Sé razonable en la reclamación, no omitas detalles.
- No escribas una carta colérica, sarcástica o amenazante. Es muy probable que la persona que lea tu carta no sea responsable del problema, pero puede ser alguien útil para resolverlo.
- Incluye copias de los documentos relevantes, como por ejemplo recibos, órdenes de trabajo y garantías. También es conveniente que envíes copias de los emails y de las notas de las conversaciones que tuviste con el vendedor acerca del problema. Guarda los originales por si necesitas presentar una reclamación formalmente.
- Incluye tu nombre e información de contacto. Si tienes un número de cuenta de cliente, asegúrate de incluirlo.
Otros datos importantes de una carta de reclamación
Otros puntos a tomar en cuenta en una carta de reclamación son los siguientes:
- Domicilio
- Ciudad, estado y código postal
- Fecha
- Nombre de la persona de contacto
- Puesto/cargo
- Nombre de la compañía
- Domicilio
- Ciudad, estado y código postal
Recuerda que las cartas de reclamación varían dependiendo para quien sea. Puesto que las entidades bancarias, algunas tienen modelos específicos para poder imponer una queja. Así como las compañías que ofrecen servicios determinados.
Por lo general hay modelos en las páginas web de las compañías y los usuarios solo deben rellenar y enviar. Pero si la reclamación es mucho más formal o completa, se debe realizar aparte y aportar pruebas en caso que sea necesarias.
Ejemplo de carta de queja
Por lo general las cartas de reclamación comienzan con la fecha, nombre de la persona afecta y posteriormente se habla a la empresa o la tienda. Posteriormente se saluda y se va explicando detalladamente el problema.
Por ejemplo:
Me dirijo a usted para informarle que el [fecha], compré [o hice reparar] un [nombre del producto con el número de serie o modelo o el servicio realizado]. Hice esta compra en [lugar, fecha y otros detalles importantes sobre la transacción].
Lamentablemente, su producto no funcionó bien [o el servicio fue inadecuado] porque [explique el problema].
Mucho apreciaré que [explique la acción especifica que desea] para resolver este problema. Adjunto copias [copias, y no lo originales] de los comprobantes de la transacción [recibos, garantías, cheques de pago, contratos, números de serie y modelo, y cualquier otro documento que tenga en su poder] concernientes a esta compra/reparación.
Recuerda que todas no son iguales, así que debes investigar el estilo de la empresa , tienda a la que piensas reclamar.
