El código de conducta y un sistema de control interno eficaz son la mejor protección contra violaciones legales, actos delictivos y comportamientos poco éticos en la empresa. Esto se aplica tanto a la prevención como a la detección mediante controles adecuados.
OBJETIVO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
El objetivo del código de conducta es establecer estándares vinculantes para todos los empleados con el fin de evitar situaciones que puedan poner en tela de juicio la legalidad y honestidad de la empresa. Es fundamental que el comportamiento requerido en el código de conducta se ejemplifique desde arriba.
Los códigos de conducta se basan en los valores de la empresa y el marco social y legal. Un código de conducta traduce esto en pautas de comportamiento para empleados y gerentes. Esto crea un marco de orientación que es vinculante para todos.
CÓDIGO DE CONDUCTA CONTRA LA CORRUPCIÓN
El soborno está prohibido no solo contra funcionarios gubernamentales, sino también en negocios privados. Cualquiera que otorgue o acepte ventajas es sancionado por preferencia injusta o incumplimiento del deber hacia la empresa.
El soborno suele ser una relación tripartita. Una persona que tiene una relación de confianza y lealtad con otra recibe una ventaja injusta de un tercero. Como resultado, viola su deber de lealtad, en particular hacia su empleador, su cliente o la sociedad.
Las empresas suelen establecer límites de valor para la aceptación o concesión de obsequios e invitaciones en transacciones comerciales entre 30 y 50 euros anuales por empleado en las directrices de cumplimiento interno.
En los procesos penales, sin embargo, dichos importes se tienen en cuenta individualmente, e incluso una sola comida de negocios puede resultar más cara. No puede aceptar beneficios materiales o inmateriales a los que la persona sobornada no tiene derecho, como promoción, exención de cargos penales, cobertura mediática positiva.
Por cierto, las donaciones y los patrocinios, incluso en el caso de instituciones sin fines de lucro, pueden utilizarse indirectamente para obtener una influencia ilegal en las decisiones de las personas cercanas a estas instituciones. También en esta área, el modelo a seguir de los superiores y el control son importantes.
CUMPLIMIENTO DEL CÓDIGO DE CONDUCTA
Varias organizaciones ofrecen un código como base para un comportamiento legalmente correcto.
Además, las empresas deben desarrollar e implementar su propio código de conducta, que ha sido desarrollado de acuerdo con las propias directrices y principios de la empresa.
CÓDIGO DE CONDUCTA PARA EMPLEADOS
Las pautas de comportamiento y la información constante para los empleados son esenciales para el cumplimiento, no solo para los empleados, sino también para los autónomos.
En el caso de los controles, debe tenerse en cuenta que la ley de protección de datos también se aplica en principio a los empleados y no se permite el seguimiento en todos los casos.
Los empleados suelen cometer delitos financieros porque están endeudados. Un estilo de vida lujoso que la persona en cuestión no puede pagar con su salario puede ser un indicio de un delito financiero.
Incluso si un empleado nunca se va de vacaciones, esto puede tener antecedentes extraños. Aunque está adquiriendo la imagen de un empleado capaz, realmente quiere mantener bajo control las consecuencias de sus actividades delictivas. En tales casos, siempre es recomendable buscar pruebas sólidas antes de confrontar a un empleado con una sospecha.
Los denominados «denunciantes» también desempeñan un papel importante en el descubrimiento de delitos.
Para ello, se recomienda un punto de contacto neutral o una plataforma en la empresa, donde los empleados, si son necesarios también los clientes u otros terceros, puedan denunciar las quejas de forma discreta o incluso anónima.
Es importante que los denunciantes puedan presentar pruebas y, si es necesario, llamar a testigos, incluso si no dan sus nombres.
CÓDIGO DE CONDUCTA EN DERECHO LABORAL
El código de conducta de la legislación laboral incluye al menos los siguientes temas:
- Cumplimiento de la jornada laboral, normativa de vacaciones, por lo que se debe asegurar que la asignación de vacaciones sea justa.
- Control del desempeño laboral, este debe cumplir con la normativa de protección de datos
- También hay que tener en cuenta la contratación de empleados.
- Renuncia de los empleados: Deben devolver todos los documentos y las computadoras y teléfonos celulares de la empresa y eliminar de manera irrevocable los datos de los dispositivos privados. El acceso a una cuenta de empresa debe bloquearse inmediatamente después de salir.
CÓDIGO DE CONDUCTA DEL PROVEEDOR
En los contratos entre socios comerciales es cada vez más común que se siga un determinado código de conducta. Esto se recomienda especialmente para proveedores.
Si cada parte cita sus propias pautas de cumplimiento en los términos y condiciones generales como base para la celebración del contrato, es posible que las diferencias deban negociarse y los puntos en disputa deben resolverse por escrito.
En los términos y condiciones se puede indicar que la celebración del contrato para un acuerdo correspondiente todavía se aplica.
Se recomiendan las siguientes medidas en la empresa:
- Reglas de firma para pedidos, para que dos personas tengan que firmar y haya un organismo de control adicional
- Nunca dejes que la facturación y la contabilidad las realice una sola persona, más bien separa ambas funciones
- Comprobaciones periódicas de ofertas, listas de precios del proveedor, pedidos y contabilidad.
Los proveedores a veces son cómplices de delitos en el sentido de que los compradores les pagan sumas más altas de lo que valen los bienes y luego reciben la diferencia. Esto se silencia, por ejemplo, por una reserva incorrecta o por un cambio de reserva.
