La función tabla dinámica se popularizó por primera vez a partir de Lotus Improv, un programa de hoja de cálculo. Desde entonces, se ha convertido en un concepto muy popular, presente en programas ubicuos como Excel, para herramientas de datos que trabajan con datos estructurados.
¿POR QUÉ TABLA DINÁMICA?
- Te ayuda a resumir y categorizar una gran cantidad de datos sin procesar en información significativa en una sola tabla (por ejemplo, ¿cuáles son mis cifras de ventas trimestrales este año, en comparación con el anterior)?
- Te ayuda a crear información tabular de forma rápida y concisa sin utilizar funciones de Excel o SQL.
Un ejemplo rápido
Imagina que tienes una tabla de datos con respecto a todas y cada una de las transacciones de diferentes clientes en diferentes ubicaciones y en diferentes momentos, para una empresa de comercio electrónico que contiene cientos o millones de filas de datos sin procesar.
Debes responder estas 2 preguntas ¿Cómo lo harías?
- La cantidad de productos comprados por cada cliente.
- La cantidad de productos comprados en una fecha específica.
Sería bastante complicado si deseas generar este informe con Excel, ya que debes configurar los nombres de las columnas, copiar los correos electrónicos de los usuarios de las columnas a otra hoja, eliminar duplicados y ejecutar una función «SumIf» para devolver la cantidad total de cada cliente.
Simplemente puedes arrastrar el correo electrónico del usuario a la fila y la cantidad del pedido a los valores, con solo 2 clics y te brindará un informe perfecto, con todos los datos que necesitas sin usar fórmulas o funciones.
Otro ejemplo sería generar un informe sobre el estado del pedido a través del tiempo por género.
CÓMO FUNCIONA
El concepto es simple, tiene un conjunto de datos sin procesar y aplica algunas transformaciones para obtener la tabla dinámica resultante. El conjunto de datos sin procesar suele ser una hoja de cálculo de datos.
Conceptos:
- Valores: Por lo general, toma un campo que tiene valores numéricos que se pueden usar para diferentes tipos de cálculos. Por ejemplo: el orden del número total.
- Filas: se utiliza para aplicar un filtro a una o más filas que deben mostrarse en la tabla dinámica. Por ejemplo: si Categoría se arrastra a esta área, la otra tabla de salida construida tendrá valores de la columna «Categoría».
- Columnas: se utiliza para aplicar un filtro a una o más columnas que deben mostrarse en la tabla dinámica. Por ejemplo: si el pedido creado en se arrastra a esta área, la otra tabla de salida construida tendrá valores de la columna «Pedido creado en».
- Filtros: se utiliza para aplicar un filtro a una tabla completa. Por ejemplo: pedido creado antes del 15-09-2017.
TABLA DINÁMICA EN EXCEL
En Excel, la herramienta de tabla dinámica crea formas de reorganizar los datos en una hoja de cálculo. La reorganización de los datos de esta manera genera información y conocimientos adicionales que fomentan una mejor comprensión de los datos.
Las tablas dinámicas le permiten renunciar a la creación de muchos cálculos de resumen a mano, porque una tabla dinámica hace el trabajo por ti. Con una tabla dinámica, puedes responder rápidamente preguntas como:
- ¿Cuál fue el pedido más grande por ventas o por cantidad de producto?
- ¿Cuál fue el gran total vendido de muebles en 2019 por región?
- ¿Qué región de ventas tuvo las cifras de ventas más bajas?
- ¿Qué representante de ventas tuvo las ventas totales más altas?
Ahora que comprendes que las tablas dinámicas pueden ser un asistente poderoso con tus datos de Excel, veamos algunos ejemplos y la forma principal de crear una tabla dinámica; el botón de tabla dinámica recomendada.
CREAR MEDIANTE EL BOTÓN RECOMENDAR TABLAS DINÁMICAS
Si no estás familiarizado con las tablas dinámicas, este proceso es la opción recomendada para usar hasta que te familiarices con ellas. El cuadro de diálogo muestra varias opciones para un conjunto de datos dado, lo que te brinda una variedad de opciones para que puedas seleccionar la que mejor se adapte a tú análisis de datos.
Sigue estos pasos para utilizar esta herramienta:
- Abre una hoja de cálculo de Excel con datos existentes, haz clic en cualquier celda dentro de la tabla de datos y haz clic en la pestaña Insertar.
- Haz clic en el botón Tablas dinámicas recomendadas en el grupo Tablas. Se ha seleccionado toda la tabla, indicada por la línea de puntos alrededor del borde de la tabla de datos.
- Atajo alternativo para la selección de datos si el conjunto de datos es grande: mientras mantienes presionadas las teclas Shift + Ctrl, toca la tecla de flecha derecha en tu teclado. Luego, mientras mantienes presionadas las teclas Shift + Ctrl, haz clic en la tecla de flecha hacia abajo en el teclado. Todos los datos ahora deben seleccionarse en toda la tabla de datos.
- En la ventana de tablas dinámicas recomendadas, hay disponibles para seleccionar una variedad de tablas dinámicas. Desplázate por las opciones, selecciona una y haz clic en Aceptar.
- Se abre una nueva pestaña que contiene la información de la tabla dinámica seleccionada. Observa que la tabla dinámica calculará la suma de las ventas unitarias por región en la tabla que se seleccionaste, incluso sin que la columna de costo total se complete en la tabla de datos original.
Esta nueva tabla dinámica, que resume las ventas, es el primer paso para reorganizar los datos originales para poder realizar un análisis más profundo de los datos. Puedes detenerte aquí o repetir el proceso y crear otras tablas recomendadas.
Si se desea una tabla dinámica adicional, como ventas por representante de ventas, o suma de ventas unitarias por artículo y región, regresa a la pestaña que contiene los datos originales, sigue los mismos pasos usando el botón de tablas dinámicas recomendadas, desplázate hasta que veas la tabla deseada, y selecciónala.
