Una nómina es un documento que refiere el salario que percibe un empleado de cualquier empresa. Es decir lo que percibe una persona de forma mensual por una labor o trabajo realizado.
La nómina de un trabajador incluye información importante que debe ser evaluada y elaborada de forma correcta. En ella se menciona las aportaciones de la Seguridad Social y las retenciones de IRPF.
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Este documento es de suma importancia, pues si tienes una empresa o si eres autónomo con empleados a cargo, es fundamental tener registro. La nómina básicamente forma parte de los documentos que entran en la parte de contabilidad de toda empresa.
Mayormente la nómina es realizada por un profesional contable, sin embargo también hay otros métodos para realizarlas a través de programas exclusivos para Recursos Humanos. Como por ejemplo el llamado Factorial que es un software de Recursos Humanos y a través de este se pueden preparar las nóminas.
Preparación de una nómina de un trabajador
Antes de realizar la nómina, debes tener en cuenta varios factores. El primero es partir de un sistema de gestión de nóminas adecuado. Esto significa que debes considerar las herramientas tecnológicas que se deben emplear o la relación con la tesorería, la contabilidad o la fiscalidad de la empresa.
También debes crear condiciones para que no existan conflictos y asegurar de que comprenden sus nóminas al mismo tiempo que estableces buenos mecanismos. Estos funcionara solución de dudas.
Asimismo, se debe realizar una serie de labores previa o paralelamente a la propia cumplimentación de la nómina, como estas:
- Registro de la actividad y de los eventos que pueden incidir en el salario, por ejemplo, un logro que dé lugar al cobro de un incentivo.
- Cumplimiento de las obligaciones en materia de retenciones y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Recepción de información personal de los trabajadores que incide en las nóminas.
- Ordenar el pago de la nómina.
Paso a paso para realizar la nómina
Para realizar una nómina lo que debes hacer en el primer bloque o el encabezamiento, es colocar el nombre de la empresa o razón social, el domicilio y el número de la Seguridad Social.
Del mismo modo, del trabajador se solicita su nombre y apellidos, número de afiliación a la Seguridad Social y otros datos tales como:
- Categoría profesional: Tipo de labor que realiza de acuerdo a su formación.
- Puesto de trabajo: Se refiere a la tarea que desarrolla la persona en la empresa.
- Antigüedad en la organización: Influye para determinar los abonos extra por antigüedad, ascensos, premios o indemnizaciones en despidos.
También existen otros campos como:
- El grupo de cotización: según el puesto de trabajo y capacitación:
- Ingenieros y Licenciados.
- Ingenieros Técnicos, Peritos y Ayudantes Titulados
- Jefes Administrativos y de Taller
- Ayudantes no titulados
- Oficiales Administrativos
- Subalternos
- Auxiliares Administrativos
- Oficiales de primera y segunda
- Oficiales de tercera y especialistas
- Otros
Devengos de la nómina
Cuando pasamos al segundo bloque, tenemos el devengo o mejor conocidos como pagos adicionales o extras que recibe el trabajador por varios conceptos.
Existen dos tipos de devengos: los que cotizan a la Seguridad Social (debe descontarse un porcentaje) y los que están excluidos de cotización (sin descuento).
Por ello es necesario aclarar que el salario base no precisamente lo establece la empresa de forma arbitraria. As[i que puede existir cada categoría profesional que tiene fijado un sueldo de acuerdo a un convenio colectivo.
En este caso, hay una diferencia entre la remuneración de un empleado y de otro, son los complementos salariales.
Estos tienen diferentes clasificaciones:
- Personales: se derivan de las condiciones del trabajador. Entre ellos están la antigüedad, los conocimientos especiales ya sea idiomas, titulaciones.
- Tipo de puesto de trabajo: es aquellos pagos adicionales asociados a algunos cargos. Es decir por peligrosidad, trabajar en horario nocturno, responsabilidad especial.
- Calidad/cantidad de trabajo: se incluyen los incentivos por rendimiento, objetivos conseguidos, puntualidad, horas extra, entre otros.
- Vencimiento periódico superior al mes: se engloban las pagas extras y las posibles participaciones en los beneficios anuales de la empresa.
- En especie: todas las percepciones que el trabajador reciba en bienes distintos del dinero.
Es preciso aclarar que los devengos funcionan para hacer constancia de las percepciones de carácter asistencial y acción social de la empresa. Claro está que estos no forman parte del salario, pero cotizan a la Seguridad Social.
Precisamente en esta parte de la nómina se incluyen todas las ayudas de la compañía al trabajador. Es decir apoyo por hijos, permisos nupciales, comedores, bono para la compra de vivienda, entre otros.
Top de programas para hacer nóminas
A continuación te dejo algunos programas que puedes utilizar para realizar tus nóminas. Recuerda consultar con un experto y trabajar de la mano de Recursos Humanos y el personal encargado de la contabilidad en cuanto a los trabajadores se refiere.
- Nominasol.
- Nóminas.NET.
- A3nómina Cloud.
- J-Nómina.
- NominaPlus.
- Gábilos.
- NóminaFacil.
- Gespymes.
- Cailab
- Altai Nóminas
