Una intranet tiene muchas funciones dentro de una organización. Pero en pocas palabras, es un sitio web interno que ayuda a los empleados a realizar sus tareas. Una intranet es un sitio web interno que ayuda a los empleados a realizar sus tareas.
Eso es. Es lo que es una definición de intranet en un lenguaje simple y cotidiano.
UNA INTRANET TIENE MUCHAS FUNCIONES DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN
Es un sitio web, un canal de comunicación, una herramienta de gestión del conocimiento y una plataforma de colaboración.
Ayuda a las personas a trabajar mejor al combinar las mejores características de wikis, blogs, documentos y sistemas de administración de contenido. Una intranet facilita la contribución de todos los miembros de una organización, no solo de unos pocos.
Si bien la idea de un modelo de autor distribuido puede parecer abrumadora (¿cómo se mantiene el control de lo que hay por ahí?), los beneficios pueden superar con creces los inconvenientes.
Empoderar a los empleados con una voz y la libertad de compartir ideas con sus colegas puede ser un paso positivo hacia una cultura de colaboración que abraza nuestra era de los conocedores de la tecnología.
COMPRENSIÓN DE INTERNET, INTRANETS Y EXTRANETS
Entonces, ¿cuál es la diferencia? ¿Cómo se define una intranet a partir de otras herramientas relacionadas? ¿Y qué es una extranet? Si bien Internet conecta a muchas personas con muchos sitios web, una intranet es un sitio web que conecta a las personas dentro de una organización.
En cuanto a la definición de extranet, es un sitio que conecta a las personas dentro de una organización con partes externas, como socios, juntas directivas, clientes y proveedores, para fomentar la colaboración y facilitar el intercambio de información.
Una forma sencilla de recordar la diferencia entre una intranet y una extranet es que una intranet es para sus empleados y una extranet para las partes interesadas.
¿QUÉ SE HACE EN UNA INTRANET?
James Robertson, quizás la principal autoridad mundial en intranets, dice que la intranet actual tiene cinco propósitos:
- Contenido (por ejemplo, documentos de política)
- Comunicación (por ejemplo, noticias corporativas)
- Actividad (por ejemplo, formulario de gastos)
- Colaboración (por ejemplo, wiki del proyecto)
- Cultura (por ejemplo, club de jogging al mediodía)
James también señala que la intranet moderna es ahora mucho más que un lugar para almacenar contenido corporativo estático: se está convirtiendo en una herramienta clave para el éxito organizacional.
El modelo de cinco propósitos puede ayudar a enmarcar su visión general, definir su estrategia de intranet y elaborar un plan para involucrar a su audiencia.
INTRANETS: ANTES Y AHORA
Cuando las intranets aparecieron por primera vez en la escena digital, eran básicamente para almacenar datos de toda la empresa y transmitir información desde una ubicación central.
Ya sea que se hayan construido o comprado, no se diseñaron exactamente para la colaboración. Desde entonces, las intranets se han convertido en una herramienta mucho más valiosa para empleados y organizaciones.
¿Cuál es el motivo de esta evolución?
Cuando el concepto de Web 2.0 se popularizó en 2004, representó un gran cambio en la forma en que se gestionaba la información digital. Ahora, la forma en que la gente vive y trabaja es drásticamente diferente.
La tecnología social es una parte tan importante de nuestras rutinas diarias como nuestro Java matutino (en realidad, van muy bien juntas). El rápido aumento de las redes sociales ha cambiado la forma en que las personas hacen las cosas e interactúan entre sí.
Los teléfonos inteligentes están en todas partes. Si bien es natural que los ejecutivos teman el impacto de hacer que las funciones sociales estén disponibles en su intranet, la realidad es que los empleados usan estas herramientas en sus vidas personales todos los días y también son capaces de hacerlo en el trabajo.
La intranet actual tiene mucho más que ofrecer que sus contrapartes anteriores. Mejora a los empleados, la comunicación y la colaboración al brindarles a las personas las herramientas que necesitan para ser productivas, informadas y comprometidas.
Una intranet ayuda a las personas a trabajar mejor, en cualquier momento y en cualquier lugar.
EVOLUCIONANDO A UN LUGAR DE TRABAJO DIGITAL
Con más empresas y fuerza laboral globalizándose y el auge de la tecnología social, las personas están trabajando de forma remota más que nunca. Atrás quedaron los días en los que ir a trabajar solo significaba desplazarse a la oficina y hacer su trabajo durante el horario de oficina.
Las personas siempre están conectadas y no es diferente en el lugar de trabajo. Los empleados quieren acceder a la información rápidamente y la necesitan para realizar sus tareas. La gente quiere y necesita flexibilidad para tener éxito.
Se está produciendo un cambio constante en lo que se conoce como el «lugar de trabajo digital», o todas las tecnologías que los empleados utilizan para hacer su trabajo.
Esto puede ser cualquier cosa, desde correo electrónico, mensajería instantánea y sistemas de recursos humanos hasta software de gestión de documentos y, por supuesto, software de intranet. Si bien el término «lugar de trabajo digital» es mucho más común ahora, generó cierta controversia en el pasado.
A pesar de esto, hay indicios de que el término llegó para quedarse. Se está buscando mucho en Google.
Alguna vez fue llamado el “término del año” de comunicación interna por la Asociación Internacional de Comunicadores de Negocios (IABC) basado en la nueva realidad de que las personas están trabajando digitalmente más que nunca. Todo es parte de la experiencia del empleado digital.
