Las acciones y actividades asignadas o requeridas o esperadas de una persona o grupo se denominan rol.
GESTIÓN DE ROL O DISCIPLINA
La gestión es una disciplina muy amplia y un tema que nadie que se dedique a los negocios puede evitar. Es uno de los pilares que debe estar presente si una organización espera alcanzar sus objetivos.
Una de las reglas básicas de gestión implica el reclutamiento, contratación, capacitación y retención de las personas adecuadas como miembros de la organización. Esto implica investigar sus calificaciones, características, contribuciones potenciales y sus fortalezas y debilidades.
Pero en realidad es una visión mucho más amplia, una que no se limita a elegir a las personas adecuadas para el trabajo adecuado. También implica definir roles y responsabilidades, porque no se puede relacionar a una persona con un trabajo sin saber exactamente lo que está buscando.
IMPORTANCIA DE DEFINIR UN ROL Y RESPONSABILIDADES EN UNA ORGANIZACIÓN
¿Por qué debería tener roles y responsabilidades claramente definidos dentro de la organización?
Piensa en un hombre que descubrió que acababa de ganar un terreno en una lotería. La extensión de tierra está ubicada en un área en la que nunca ha estado antes, pero no importa, porque él ya sabe lo que va a hacer con ella. Va a construir una casa con sus propias manos y empezará de inmediato.
Inmediatamente, fue a una ferretería y compró los materiales que necesitaría para construir una casa. Él sabe exactamente qué tipo de casa será y cómo se verá al final.
Cuando llegó al área donde se encuentra su preciado terreno, con todos los materiales de construcción a cuestas, se sorprendió al descubrir que no era más grande que un espacio de estacionamiento en el que caben dos automóviles.
En resumen, inmediatamente tomó medidas, decidiendo los materiales sin asegurarse primero de para qué era realmente ideal la extensión de tierra. Eso es algo similar a contratar personas directamente, sin saber primero el tipo de personas que realmente necesita.
Definir el rol y responsabilidades de cada miembro de tu organización es importante por varias razones:
Contratar a las personas adecuadas para el trabajo
Desde el principio, tener roles claramente definidos permitirá a la gerencia identificar el tipo de personas que necesitarán, para que puedan proceder a seleccionar y contratar a los candidatos más calificados para el puesto.
Mejor colaboración entre miembros y equipos dentro de la organización
Si el rol y las responsabilidades de cada empleado se definen claramente, hay mayores posibilidades de que la colaboración y el trabajo compartido sean más exitosos. Esto también funciona claramente cuando hay diferentes grupos de personas trabajando juntos.
No es suficiente que haya definido claramente los roles y responsabilidades de cada grupo; También debes asegurarte de que sus roles individuales sean igualmente definidos, ya que mejora el trabajo en equipo si cada empleado es consciente de lo que está aportando y lo que se espera de él.
Esto también reducirá las posibilidades de malentendidos y disputas, especialmente aquellas relacionadas con la autoridad.
Desarrollo de equipos fuertes
El trabajo en equipo es uno de los ingredientes vitales del éxito organizacional, y los equipos sólidos están compuestos por personas que saben lo que se supone que deben hacer y de qué son responsables.
Si la gerencia puede comunicar a sus equipos y miembros del equipo su responsabilidad y rendición de cuentas de manera adecuada, entonces tendrás un trabajo en equipo más sólido, lo que conducirá a una mayor productividad y mejores resultados.
Mejora de la eficacia y la eficiencia generales
Todo lo anterior dará como resultado una mayor eficiencia y eficacia en la forma en que se gestiona el negocio. Encontrar una buena combinación entre los trabajos y las personas disminuirá e incluso eliminará los errores, y mejorará la calidad del trabajo. Gracias a que cada uno desempeña perfectamente un rol.
Habrá casos menores de retrasos y retrasos provocados por malentendidos en lo que respecta a los roles de los empleados, y tendrán un fuerte sentido de responsabilidad hacia su trabajo y la organización.
También se evitarán despidos y se mejorará la distribución de puestos de trabajo. Por ejemplo, podrían descubrir que una persona está haciendo actualmente el trabajo de tres personas, mientras que tres personas están haciendo prácticamente lo mismo.
A largo plazo, esto podría resultar en ahorros de costos para la organización y un uso más eficiente de tus recursos.
Al final, todo se reduce a una cosa: definir los roles y responsabilidades ayudará a la organización o negocio a tener éxito y, en última instancia, a alcanzar todos sus objetivos.
DEFINIENDO ROLES Y RESPONSABILIDADES
Para empezar, hay tres cosas que todo miembro de una organización debe tener claro: sus superiores o la persona a la que deben reportar, sus responsabilidades y expectativas correspondientes, y el nivel de autoridad que requieren para tomar decisiones.
Para esta discusión, nos centraremos en cómo definir el segundo elemento: sus responsabilidades y roles.
Un rol no es una responsabilidad y viceversa. Mucha gente confunde un rol con el título del trabajo, pero hay más que solo una designación. Todo el proceso de gestión empresarial se compone de diferentes roles.
Es posible que dos o más personas tengan un mismo rol o el mismo, dependiendo de lo que hagan. Hay roles que se centran únicamente en el lado administrativo de las cosas, mientras que otros están más en el lado técnico.
Algunos de los roles más comunes que encontrará en una configuración organizacional o comercial típica incluyen el propietario, un líder comercial, un líder comercial de TI, un analista comercial, un analista de TI y similares.
Estos roles luego vienen con las responsabilidades correspondientes, o los resultados específicos que se esperan de estos roles. Una forma sencilla de decir esto es que los roles son los términos generales y las responsabilidades son los específicos.
