Un memorándum o memo, es un documento que puede tener diferentes aplicaciones según cómo sea utilizado, aunque generalmente se usa para recordar algo, pues su nombre proviene del latín memorāre (recordar).
Dentro del campo de la comunicación organizacional, el memorándum es un documento escrito que está destinado a comunicar algo a un determinado grupo de personas. Puede estar dirigido como una solicitud para realizar un informe de trabajo o anunciar una determinada información que es relevante con respecto a varios temas de acción.
De esta forman, el memorándum puede ser considerado un informe dentro del cual se plantea un tema importante, instrucciones, recomendaciones, recordatorios, entre otros. Los memos también pueden ir dirigidos a un grupo o departamento en particular, o de manera general para toda la plantilla.
En el caso de un comunicado diplomático, el memorándum no necesita de alguna firma por parte de quien lo emite. En este aspecto, el memorándum se usa a modo de recordatorio, sobre algún hecho o una razón de importancia, ya sea por la gravedad de este hecho por alguna dificultad.
De igual forma se le conoce como memorándum a un tipo de cuaderno, el cual está destinado para que las personas puedan realizar anotaciones y apuntes sobre los acontecimientos o asuntos que pueda considerar de necesarios o importantes de recordar, ya sea brevemente o en un futuro cercano.
El concepto de memorándum puede variar según la región, pues en algunas partes un memo puede ser una simple nota a mano con información, la cual suele ser pasada de un compañero de oficina a otro. Por otra parte, también puede ser usado para indicar un resguardo bancario.
Partes de un memo
Los memorándum suelen estar compuestos por un grupo de partes fijas, dentro de las cuales se deben colocar algunos datos de importancia, siendo esto una de las características que los diferencias de otros textos de naturaleza informativa o comunicativa.
Su formato es bastante simple, con una estructura similar a las de una carta, pues debe contar con la identificación de la persona a quien va dirigida, el remitente y además suele contar con la palabra “Memorándum” en la parte superior de la hoja y central de la página.
Entre las partes más frecuentes o usadas para el memorándum están las siguientes:
- El lugar.
- La fecha.
- Código.
- El destinatario.
- asunto.
- El cuerpo del texto.
- La despedida.
- Firma.
Además, de ser necesario también se realiza una copia para el remitente o se agrega un pie de página de llegar a necesitarse. Por otra parte, el memorándum no cuenta con un cierre o despedida, pues solamente transmite la información y concluye con una firma o sello. Cabe señalar que la estructura de los memos suelen variar, aunque su objetivo es el mismo: informar.
Con respecto al lenguaje empleado en la redacción de este tipo de documentos, este es formal, pues debe transmitir cierto respeto y al mismo tiempo evocar la importancia requerida por el asunto a comunicar o transmitir.
Mientras que su contenido, se acostumbra a ser claro, breve y directo. La finalidad de este tipo de textos es poder transmitir alguna información de forma rápida y eficaz. Especialmente cuando está transmitiendo un tema delicado o de gravedad.
Por lo general los memorándums suelen dar inicio de manera muy formal, pero sin perder su objetivo: Informar de manera clara y directa.
Tipos de memorándum
Los memorándums pueden dividirse en dos tipos:
- El memorándum simple: Se usa cuando es necesario informar sobre un tema o asunto referente a una persona en particular. Un ejemplo puede ser la entrega del informe de algún trabajo o el anuncio de algunas actividades.
- El memorándum múltiple: Se usa para dirigirse a un grupo de personas, a las cuales se les necesita pasar una información que es de interés para todos los trabajadores de la platilla. Un buen ejemplo suele ser el anuncio de un recorte de presupuesto, incentivos para mejorar el redimiendo o alguna actividad que involucre a todos los trabajadores.
Por otra parte, los memorándums se puede clasificar según su contenido o intención:
- Memos de pedidos o solicitudes.
- Memorándums de felicitaciones o agradecimientos.
- Memorando de asenso o recorte de personal.
- Memo para el cambio de turno laboral u horario.
- Memorándums judiciales.
- Memorandos para recordar (reuniones, encargos, citas, entre otros).
Pero a pesar del motivo por el cual sean redactados, todos suelen basarse en la misma estructura general o en su defecto la más aceptada dentro de las empresas.
