Si vendes bienes o servicios, es probable que sepas qué es una factura y una factura rectificativa. Pero si recién estás comenzando, aquí hay un repaso.
Una factura es una solicitud de pago. Esta solicitud surgirá después de que hayas suministrado bienes o servicios a un cliente. La factura generalmente identificará los bienes o servicios que has proporcionado. Además, detallarán la cantidad que el cliente te debe a ti a cambio. Las facturas son un registro importante de compra y es importante que articules la información correcta.
EXISTEN DIFERENTES TIPOS DE FACTURAS
Por ejemplo, una factura de venta, una factura provisional o una factura de impuestos para empresas registradas para el impuesto sobre bienes y servicios. El uso de estos dependerá de la estructura de tu negocio o de los bienes y servicios que estés proporcionando.
¿Puedes modificar una factura y es legal?
Generalmente, es legal modificar una factura en la que falta información o que incluye un error, lo que conocemos como factura rectificativa. Sin embargo, nunca debes eliminar una factura si esto sucede. Por motivos de auditoría, es importante conservar los registros, incluso si están incompletos o incorrectos.
La facturación adecuada no solo es importante para tener buenos registros, sino que también ayuda a proteger el flujo de caja de tu empresa y a cumplir con tus obligaciones fiscales.
Cambiar facturas antes de que se hayan emitido
Si observa un error en la factura antes de que se haya emitido a tu cliente, la solución es simple. Simplemente modifícalo antes de enviarla y asegúrate de que la plantilla e información sean precisas.
Cambiar facturas que ya se han emitido
Si la factura ya ha sido emitida al cliente, modificarla requerirá algunos pasos diferentes.
Si es una empresa registrada
Las empresas registradas enviarán facturas de impuestos. Si una factura de impuestos emitida está incompleta o es incorrecta, no es válida. Para garantizar su validez, deberás reemplazar la factura incompleta o incorrecta por una versión correcta lo antes posible. Sin embargo, tu factura de impuestos puede considerarse válida si la información faltante se puede obtener de otros documentos enviados previamente al cliente.
Si no hay forma de complementar la información faltante, tienes 28 días para reemplazar la factura por una válida. Si la factura no se reemplaza con una versión modificada dentro de este período de tiempo, puede tratarse como válida si tu cliente solicita el permiso de la Oficina de Impuestos.
Pero es mejor corregir cualquier error inmediatamente si se trata de tu atención o si tu cliente se comunica contigo. Si el error está relacionado con el cálculo es importante que lo corrijas lo antes posible para evitar sanciones por informes incorrectos.
Si no es una empresa registrada
En el caso de que dirijas una empresa que no esté registrada, enviarás facturas regulares que no incluirán las palabras «factura de impuestos» en ellas. A pesar de esta diferencia, para modificar este tipo de facturas, generalmente tendrás que hacer lo mismo. Enmendar y reemplazar (factura rectificativa) tan pronto como sea posible es la mejor práctica.
Pensamientos finales
A pesar de que no es ilegal, es una buena práctica estar al tanto de tus facturas y asegurarte de que no haya algún error antes de enviarlas. Puedes hacer esto configurando un sistema de facturación claro para tu negocio y utilizando software especializado para mejorar la precisión y aumentar la eficiencia en este proceso.
Sin embargo, el error humano a veces es inevitable. Si necesitas modificar una factura, reemplaza la factura inicial con la correcta o factura rectificativa para el cliente.
¿CÓMO CREAR UNA FACTURA RECTIFICATIVA?
La mayoría de los programas de contabilidad y teneduría de libros crearán estimaciones y facturas con unos pocos clics del ratón. Hay ocasiones en que una factura se modifica debido a un error o un ajuste administrativo. Cuando esto sucede, debes contabilizarlo adecuadamente. Cómo lo manejes dependerá de si la factura está pagada o pendiente.
Envío de factura revisada adjunta
Si es necesario revisar una factura, no te sientas tentado a eliminar el original, especialmente si ya se envió al cliente. Esto crea confusión porque el cliente desconoce cuál es la factura correcta.
Modificarás la factura existente, utilizando el mismo número de factura y agregando una «R» al final del número que indica la revisión. Esto permite que tanto tu departamento de contabilidad como el cliente sepan que se hace referencia al número de factura original y al proyecto.
Por ejemplo, la factura original podría ser la factura número 5329, por lo que la factura rectificativa será 5329-R. Esto ayuda a evitar pagos duplicados debido a una factura pendiente que fue cancelada por su parte pero que aún está en posesión del cliente.
- Ingresa a tu factura original y configúrala para editar.
- Deberás ajustar inmediatamente el número de factura y guardar el archivo como revisado para tener una copia de ambos.
- Ajusta la fecha de la factura rectificativa.
- Formatea los cambios en la factura original según sea necesario según el costo unitario y el precio de impuestos.
- Completa las revisiones dentro de la factura y guárdalas antes de imprimirlas y cerrarlas.
- Envía al cliente la copia de la factura rectificativa con una «carta de factura modificada» explicando los cambios.
¡Es todo!
