En el mundo empresarial la información desde todos los ángulos posibles: material, financiero, contables, humanos; qué se maneja es de vital importancia para la toma de decisiones que ayuden a lograr en su totalidad los objetivos planteados. Por eso es muy importante contar con un sistema que permita la recopilación de la información de manera eficaz y eficiente.
La recopilación de datos, siendo uno de ellos la sostenibilidad, se hace a través del SAP, que es utilizado el sistema por las empresas ya sean estas grandes, medianas o pequeñas. Conoceremos que es, ventajas, para que sirve y las razones de su utilización.
¿Qué es el SAP?
El SAP son las siglas para referirse al Systems, Applications, Products in Data Processing, que emplea el big data; que no es más que un Sistema informático que sirve de herramientas para que las empresas logren llevar la administración de la misma de manera exitosa, ya que este sistema ayuda en la administración de cada uno de los elementos que la conforman.
En el SAP se recopila y administra todo la información de la empresa, concerniente a su personal, recurso productivos, de logística, recursos financieros y contables; es decir, en este sistema se almacena todo lo concerniente a las tareas administrativas de la empresa, y todo ello con la intención de tener una gestión exitosa de la empresa, mejorado su eficiencia en el mundo de los negocios.
El SAP está disponible en tres versiones muy distintas la una de la otra: SAP ERP 6.0 – previamente R/3 – All-In-One (A1) y Business One (B1): la primera versión del SAP está diseñado para empresa multinacionales, que maneja información compleja, la segunda y tercera versiones son para las medianas y pequeñas empresas. Esto no quiere decir que sean de menor importancia sino que son menos complejas.
Muchas empresa alrededor del mundo utilizan este sistema SAP, que con el transcurrir de los años se ha ido modernizando, pues el mismo fue creado en el año de 1980 en Alemania. Este sistema considerado también un software es tan poderoso que permite administrar tdos los recursos de la empresa a un nivel elevado. Recopila, organiza la información para tomar las decisiones pertinentes.
El SAP es utilizado por muchas empresas públicas privadas, instituciones, fundaciones, organizaciones que quiere administrar con eficiencias todos sus recursos. No en vano el SAP tiene alrededor de unos 335 mil clientes, 110 millones de usuarios, usado por más de 130 países con más de 82 mil empleados y una historia de más de 40 años en el mundo empresarial.
¿Para qué sirve el SAP?
Este sistema es utilizado para facilitar información de vital importancia en la gestión empresarial, ya que los datos que proporcionados por el sistema son recopilados, procesados e interpretados para la mejor toma de decisiones. El SAP, se conforma de módulos donde se recopila la información pertinente a cada elemento, y entre ellos podemos mencionar los siguientes:
- Gestión financiera (FI): Libro mayor y libros auxiliares.
- Controlling (CO): Gastos generales, costo de ventas, cuenta de resultados.
- Tesorería (TR): Control de fondos, gestión presupuestaria.
- Sistema de proyectos (PS): Gráficos, contabilidad de costos de proyecto.
- Gestión de personal (HR): Gestión de personal, cálculo de la nómina, contratación de personal.
- Mantenimiento (PM): Planificación de tareas y mantenimiento.
- Gestión de calidad (QM): Planificación e inspección de calidad, certificado y aviso de calidad.
- Planificación de producto (PP): Fabricación sobre pedido, en serie.
- Gestión de material (MM): stocks, compras, verificación de facturas.
- Comercial (SD): Ventas, expedición, facturación.
- Workflow (WF): Soluciones sectoriales aplicados a todos los módulos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar el SAP?
El SAP como todo sistema aplicable tiene lo bueno y lo malo de su aplicación, mencionaremos algunos de ellos:
- Es un sistema muy simple: la mayor ventaja es la sencillez del mismo al momento de ser utilizado por los usuarios, no se requiere de muchos conocimientos, lo que hace más fácil familiarizarse con el sistema.
- Flexibilidad: Otra ventaja es la flexibilidad de este sistema, que permite a las empresas establecer y crear sus propias reglas en el sistema SAP. Pues esto permite determinar los errores. La empresa establece quienes se tienen acceso a los datos que maneja el sistema SAP.
- Actualización permanente y continua: la actualización del sistema es continua, se debe hacer cambio en función de las actualizaciones que se susciten en los mercados o la productividad pero los costos de las actualizaciones tal vez no pueden ser cubiertos por la empresa es una desventaja a su vez.
- Altos Costos: los costos generados por el sistema pueden resultar ser inesperados y muy caros en el SAP, ya que hay que tener en cuenta que la aplicación del mismo requiere necesariamente del software y hardware necesarios para que funcionen los programas en la empresa. Así como se debe contar con el personal que sepa instalar correctamente el SAP.
Razones para utilizar el SAP
Se recomienda la utilización del sistema SAP por 4 sencillas razones, las cuales a su vez respaldan el mismo en su calidad y eficiencia en la presentación de información que facilita la toma de decisiones en la gestión de la empresa. Las cuales mencionaremos a continuación:
- Este sistema cuenta con el respaldo de una gran empresa que le garantiza la fiabilidad, calidad y excelente servicio de ventas futuras.
- Por constar de un sistema de módulos, el SAP es fácilmente adaptables a cualquier grupo empresarial.
- El sistema es seguro y confiable en la información que suministra una vez ejecutados los módulos respectivos para la toma de decisiones.
- Si se requiere de empleados que trabajen con el sistema puede ser una oferta de formación y empleo muy buenos para algunos.
A pesar de que el sistema SAP es una salida informática con un costo elevado tiene mucho alcance en el mundo empresarial, lo cual hace que su costo sea necesario. Por eso cada día son más las empresas que se la juegan por la aplicación del sistema SAP, con empleados agiles que saben y pueden trabajar con este software, favoreciendo a ambas partes.
