La firma electrónica se puede definir como un sello de autenticación de identidad electrónica de un documento, la cual puede usarse para firmar algunos correos electrónicos o documentos digitales. Esta funciona para reconocer que el firmante está aprobando el documento y la información que este contiene.
Si no sabes cómo puedes firmar un documento digitalmente, con esta guía podrás aprender a cómo crear una, además de conocer cómo puedes firmar algunos documentos en los formatos Word, PowerPoint y Excel.
El certificado de firma y la entidad emisora del certificado
Debes tener en cuenta que antes de crear una firma digital debes contar con un certificado de firma, el cual acredita tu identidad como firmante. Cuando envías un documento firmado digitalmente, el certificado de tu firma también se envía junto a tu clave pública.
Al igual que sucede con un documento de identidad, como por ejemplo el carnet de conducir. Este certificado es emitido por una entidad encargada de, valga la redundancia, emitir certificados. La vigencia de este certificado es de un año y pasado este tiempo debes renovarlo o adquirir uno nuevo. Debes ser consciente que este documento, al igual que el carnet de conducir, puede ser revocado.
Para obtener este certificado debes solicitarlo en una entidad emisora de certificados, las cuales son similares a una notaría pública. Esta certificación comprueba la validez de tu forma y al mismo tiempo lleva un seguimiento de todos los certificados que han caducado o han sido revocados.
Entre algunos de los identificadores digitales o servicios de de firma digital se encuentran:
- GlobalSign.
- IdenTrust
Beneficios de un documento firmado digitalmente
- Una firma digital le brinda autenticidad al documento.
- Un documento firmado digitalmente le te garantiza que el contenido de este no ha sido manipulado, otorgándole integridad.
- La firma te asegurará que tu documento no sea rechazado, esto se debe a que cuenta con una certificación que lo valida.
¿Cómo puedes comprobar que una firma digital es válida? Para que puedas verificar esto, la firma debe contar con las siguientes características o de lo contrario no podrá contar con valor alguno:
- La firma debe ser de algún organismo, persona u organización reconocida.
- El certificado de la firma debe estar vigente.
- Dicho certificado debe ser emitido por una entidad emisora de certificados acreditada.
Con respecto a este último punto, todos aquellos documentos firmados que cuenten con una fecha válida, y que cuenten con una firma válida, se consideran completamente vigentes sin importar la antigüedad de este o su estado de revocación del certificado de dicha firma.
La firma digital de un documento
La línea de firma digital es una sección del documento funciona como un marcador o un indicador en el que cual se debe colocar la firma, el cual también aparece en los documentos impresos. En algunas ocasiones el autor del documento en cuestión puede especificar algunas indicaciones dirigidas a la persona que firmará. Para firmar puedes:
- Escribir tu firma.
- Seleccionar alguna imagen de tu firma manuscrita.
- Escribir alguna firma característica de forma manuscrita con ayuda de una pantalla táctil.
Una vez que firmas, el documento adquiere validación gracias a tu autenticación de identidad. Y debes tener en cuenta que un documento que va a ser firmado, no podrá ser editado, por lo cual será de solo lectura para que así no se pueda editar.
Firmar digitalmente un documento
En caso de que necesites firmar digitalmente un documento debes hacer lo siguiente:
- En primer lugar dirígete a la línea de firma, ahí debes hacer clic con el botón derecho.
- Te aparecerá un menú y deberá seleccionar en la opción de Firmar.
- En caso de que quieras agregar una versión impresa de tu firma, tienes que escribir tu nombre sobre la línea de firma.
- Si deseas seleccionar una imagen de tu firma manuscrita, debes elegir Seleccionar imagen.
- Hecho esto aparecerá la opción de Seleccionar imagen de la firma, ahí tendrás que buscar la imagen de tu firma en los archivos de tu ordenador.
- Una vez que hayas encontrado el archivo, haz clic en Seleccionar.
Y listo, habrás firmado tu documento.
Otra opción para firmar es la de hacer doble clic sobre la línea de firma y escribir tu nombre.
En caso de que quieras agregar una firma manuscrita, deberás contar con una tablet PC en la cual podrás escribir tu nombre sobre la línea de firma. Solo tendrás que elegir la función de entrada de lápiz, luego tendrás que seleccionar en Firmar e inmediatamente aparecerá frente a ti la opción de Firmas en la sección inferior del documento.
También puedes dirigirte al Panel de firmas que está en el apartado Firmas requeridas, tendrás que elegir la flecha que está junto a tu firma. Luego desde el menú solo tendrás que seleccionar en Firmar.
En caso de que el documento se abra en Vista protegida, solo deberás cliquear en Editar de todos modos en caso de que el archivo provenga de una fuente confiable.
¿Qué tal te ha parecido? ¿Entendiste cómo hacerlo?
