Un albarán o nota de entrega, es un documento cuya finalidad es, comprobar la veracidad del estado en el que se encuentre una mercancía al momento de ser recibida por el comprador, aunque esta nota no es considerada como la factura, si tiene implicaciones legales en caso que el comprador decida no realizar el pago de la misma
Para qué sirve un albarán o nota de entrega
La nota de entrega, es usada en transacciones mercantiles en las cuales participan dos partes, estas son: la que presta el servicio y la que recibe el servicio. En el acto de entregar y recibir, bien sean, bienes o servicios, interviene la conformidad de las partes involucradas, como resultado éste se presta como prueba de que la transacción ha sido efectuada
Este documento mercantil, tiene como finalidad corroborar una entrega en los términos acordados, lo que libera al proveedor de incidencias ocasionadas después de recibir la entrega, las cuales pudieran ser motivo de reclamo, por esta condición es recomendable antes de firmar como recibido se verifique la condición de lo que se está recibiendo.
Obligación del albarán
En primer lugar, la Ley no obliga a ninguna de las dos partes a firmar este tipo de documento. Sin embargo, su utilización es muy favorable, beneficia al comprador y al vendedor, dando constancia como resultado de conformidad ante un bien o servicio recibido.
Cabe destacar, que el albarán no sustituye en ningún caso a cualquiera de los documentos obligatorios en ninguna operación mercantil. Dado que, éste se usa solo de forma interna, el cual proporciona información útil para las tareas de administración, además de información de relevancia para la empresa, o el cliente, sin necesidad de disponer de una factura.
Aspecto legal del albarán
Es necesario subrayar que, si bien su uso no es obligado, si es requerida su entrega. Ya que la misma conlleva situaciones legales y comerciales las cuales no se deben pasar por alto. Entre las situaciones anteriormente descrita, se pueden destacar las siguientes:
Conformidad con la entrega: Al firmar el albarán estamos aceptando la entrega y condición de la mercancía solicitada. Ante algún accidente ya no se podrá realizar ningún reclamo.
Plazos de pago: En caso de morosidad se comprueba que la persona recibió en conformidad, dado que a partir de esa firma, y no con la recepción de la factura comienza el lapso de pago.
Prueba de la operación: Éste confirma el acto en sí de recibimiento de un producto específico o servicio, en una fecha establecida a una entidad o a una persona real.
Como consecuencia, cualquier información suministrada incluida en dicho documento se toma como la verdad. De no ser así, supondrá la comisión de un delito, acarreando las consecuencias legales pertinentes.
Quién firma el albarán
Esta nota de entrega puede firmarlo cualquier personal de una empresa que esté autorizado a recibirlo, el cual al momento de confirmar dicha entrega debe firmar la respectiva nota indicando sus datos personales, su documento nacional de identidad (DNI), incluso el cargo que ejerce en dicha empresa. La validez probatoria de la nota seguirá siendo la misma, aunque no lo haya recibido la persona que solicitó el servicio el bien.
Llegado el caso que el comprador se niegue a firmar la nota de entrega, no lo exime del pago de la factura, de igual manera, aunque no esté firmada la nota de entrega, continua con la validez legal, para que, llegado el caso un juzgado condene al deudor al pago de esta.
De igual forma, la nota de entrega se firma aun cuando no exista conformidad, para ello se debe identificar en forma legible los términos por los cuales se está rechazando la entrega y, devolviendo la mercancía al instante por las causas expuestas
Otros documentos de nota de entrega
Existen otros documentos como notas de entregas, así como: la nota de remisión, el recibo, el presupuesto o la orden de servicio, estos también comprueban la entrega de un servicio o mercancía, teniendo las mismas características que el albarán, aunque éste último es considerado el más completo de todos.
Las partes del albarán constan de:
- Lugar y fecha de emisión del albarán
- Código o número del documento
- Datos del comprador y del vendedor
- Lugar y fecha de entrega
- Firma y sello del receptor
- Descripción del producto
Tipos de albaranes
Se clasifican en dos tipos; el valorado y el sin valorar. Usando el primer modelo en su formato, los datos de entrega que incluye el valor de cada producto solicitado, además del aporte total.
Esta información es porque este modelo no incluye la factura, y el propósito de la información suministrada es darle una mejor descripción al comprador.
Consideraciones legales de los albaranes
Contiene implicaciones legales y comerciales
- Su función es servir de garantía que la mercancía se recibió en buen estado, esta nota de estrega debe contener la firma del destinatario y que se envíe una copa al vendedor.
- El plazo de pago de las facturas se abre desde la fecha de la firma del albarán
- La fecha máxima de pago no excede los 60 días.
- Un empleado, previamente identificado, puede recibir la mercancía aportando sus datos persona, e indicando el cargo que ocupa
- Si al recibir la mercancía no está en buenas condiciones, el comprador igualmente debe firmar el albarán, e inmediatamente devolver dicha mercancía y especificar las condiciones del rechazo
- El albarán no sustituye en ningún momento a la factura, ya que ésta es la que justifica la cancelación de la operación comercial y, contiene efecto tributarios y fiscales
- La factura obligatoriamente debe poseer los datos fiscales del comprador y del vendedor, especificar detalladamente la cantidad y precio del producto o servicio vendido.
