Para nadie es común oír el verbo compulsar, y menos cuando agregan la palabra fotocopia y forman el término fotocopia compulsada. Si no conoces lo qué es, pero te la han pedido como requisito fundamental, te recomiendo leer hasta el final de este apartado.
¿Qué significa compulsar?
El verbo compulsar ha sido definido por la Real Academia Española (RAE) como la acción de cotejar la copia de un documento con la original, con el objetivo de verificar su autenticidad; a su vez, cotejar significa confrontar una cosa con otra u otras para compararlas teniéndolas a la vista, de manera que un funcionario facultado para dar fe pública es quien está encargado de hacer esta verificación.
¿Por qué debes compulsar las fotocopias? ¿Acaso no es lo mismo una fotocopia normal?
Una razón por la cual resulta absolutamente necesario que tengas que compulsar un documento fotocopiado es el hecho de que sin la compulsa, la legitimidad de la fotocopia carece de valor. La mayoría de las instituciones privadas y públicas piden, al momento de contratarte, como un requisito imprescindible, que las fotocopias de tus documentos sean compulsadas por la institución de origen, para que luego ellos procedan a cotejarlas y corroborar su validez y autenticidad con un organismo especializado en técnicas y procedimientos.
La fotocopia normal de cualquier documento es inservible al momento en que hayas perdido el documento original. Y la nueva empresa para la que vas a trabajar te va a solicitar una compulsa de tu documentación porque les conviene, como razón o entidad comercial, pública o privada, tener a la mano la documentación compulsada que acredite que estás capacitado para prestar los servicios que puedas ofrecer, si no tienes una certificación validada por el Estado o el Ayuntamiento de tu ciudad o si has extraviado los originales en los que se deja constancia de tus calificaciones.
¿Cómo compulsar una fotocopia?
Un modo específico y directo por el que podrás obtener tu fotocopia compulsada es que la solicites ante una oficina de registro del organismo judicial, para que se efectúe el trámite de cotejar tus documentos originales con las fotocopias que necesitas gestionar. Este procedimiento lo tienen que realizar de forma obligatoria y gratuitamente en el Ayuntamiento de tu ciudad; aunque si lo que requieres está en el Ministerio de Justicia, quien empieza a cobrar por los documentos oficiales de sus dependencias, pero si te encuentras en un país extranjero, lo que vas a tener que hacer es ir al consulado español, en el que tendrás que pagar una tasas o costos mínimos.
En caso de que una entidad privada requiera tus servicios y pretenda contratarte, será esta misma entidad la que debe encargarse de cotejar tus fotocopias compulsadas. De hecho, te vamos a mostrar con un ejemplo:
La empresa X te informa por correo que te presentes en su oficina de recursos humanos con una fotocopia compulsada de tu título universitario. En este caso, lo que tienes que hacer es dirigirte a la Universidad en la que te graduaste, y pides en la oficina de administración académica que compulsen los documentos que lleves fotocopiados.
La institución se verá obligada a tramitar tu gestión y devolverte todo, incluyendo el documento original, está vez unificado a la copia, en un breve lapso. Una vez que recibas tus documentos avalados por la Universidad y los entregues en la oficina de recursos humanos, la empresa X procederá a cotejar la autenticidad de tus documentos, acabando de esa manera todo el proceso.
No obstante, otra forma efectiva y más rápida de compulsar tus fotocopias es que acudas y contrates a un notario público. Pero tenemos que advertirte que una fotocopiacompulsada no es lo mismo que una copia auténtica; ahora te explicaremos la diferencia.
Copias auténticas
Las copias auténticas se diferencian de las fotocopias compulsadas por su capacidad de acreditar la autenticidad de la copia respecto al documento original; o sea, te garantizan la autenticidad de la información plasmada. Por tanto, presumen efectos certificantes y efectos jurídicos, con características y efectos mucho más amplios que las fotocopias compulsadas.
Por esto, te recomendamos solicitar tus copias auténticas en el organismo público correspondiente, en el órgano judicial o en la institución que procesó tus documentos originales, los cuales te expedirán la copia original preservada en sus archivos y registros. Ya al tener estas copias en tus manos, te encontrarás exento de cotejos prolongados o sospechas de manipulación de fotocopias.
¿Cómo se van cotejar tus documentos?
El cotejo de tu fotocopia compulsada lo tiene que llevar a cabo un órgano administrativo, bien sea que se trata de una Alcaldía, oficina de atención al ciudadano, oficina de bienestar social, o en una oficina de la Policía Municipal.
Lo que en estas oficinas se hace lo podemos resumir básicamente de la siguiente manera, y es que van a proceder a comparar la exactitud de semejanza entre la fotocopia compulsada y la copia auténtica, o tus originales, durante un lapso no mayor a tres días consecutivos, durante los cuales procederán a examinar cada página de los documentos presentados de forma minuciosa.
Habiéndose efectuado el proceso de comparación con éxito, el organismo administrativo responsable al que se le haya encargado la fotocopia compulsada, adjuntará en la fotocopia una leyenda en la que se dejará constancia de la unificación de los documentos, debido a que a partir de ese momento, se va a entender que la fotocopia compulsada y el original o la copia auténtica son una sola unidad, esto es, que producen el mismo efecto.
Esta leyenda debe tener la firma y el nombre del funcionario responsable de hacer la gestión, el sello de la institución emitente y la fecha en que fue realizado el cotejo. Aunque si está disponible puedes solicitar y obtener un certificado digital de forma sencilla.
