Podemos definir un organigrama como una representación gráfica o visual de la estructura de una organización o empresa en la que quedan reflejadas todas sus estructuras departamentales. Se trata de una herramienta que debe de crearse a la par que ideamos la empresa. Permite estructurar las relaciones y las responsabilidades que cada departamento y cada persona tiene dentro de la misma.
Los organigramas responden a múltiples estructuras diferentes en función de nuestras necesidades. Pueden adaptarse a diferentes criterios organizativos y también gráficos.
El primer organigrama para una organización lo realizó Daniel McCallum, un ingeniero y gerente de ferrocarril en el año de 1854.
La importancia de los organigramas
Los organigramas, en realidad, son modelos abstractos y sistemáticos que nos ayudan a tener una idea sintética y uniforme de la estructura de cualquier organización. Por ello, podemos decir que su labor principal es informativa. Además, establecen los diferentes niveles jerárquicos y también la relación entre ellos.
Los organigramas tienen que ser fáciles de entender y de utilizar y tienen que ser sintéticos. Es decir, deben reducirse a los elementos esenciales.
A través de un organigrama podemos conocer, de un simple vistazo, la estructura interna de cualquier organización, conociendo cuáles son los diferentes cargos de la empresa y su orden jerárquico.
Tipos de organigrama
Podemos hablar de diferentes tipos de organigramas según el contenido que organicen y también según la finalidad que se quiera conseguir con ellos.
El organigrama vertical o lineal: establece las jerarquías dándoles una forma de pirámide, donde los cargos superiores están arriba y los inferiores en la base. Es uno de los más utilizados por su sencillez y es válido tanto para organizaciones pequeñas como para otras de grandes dimensiones. También en esta categoría podemos incluir el organigrama jerárquico.
El organigrama horizontal por su parte busca las jerarquías ordenadas de izquierda a derecha. Es un incentivo para que se creen vínculos horizontales
El organigrama mixto es una combinación del horizontal y del vertical
Si hablamos de un organigrama circular, en este la autoridad principal se encuentra en el centro y alrededor de ella en círculos concéntricos aparecen el resto de autoridades en niveles decrecientes
Estos son solo algunos de los tipos de organigramas empresariales, pero existen muchos más ya que cada organización puede elaborar uno bajo los criterios que mejor se adapten a su definición. Lo que sí hay que tener en cuenta es que ningún organigrama puede ser fijo o invariable, al ser una especie de fotografía de la estructura de una organización está sujeto a los mismos cambios que puedan darse en estar
Las funciones del organigrama empresarial
Como ya hemos dicho antes, la principal función de un organigrama es su carácter informativo. Un organigrama permite a todas las personas que trabajan en la compañía saber cuál es su puesto y cuáles son sus funciones, así como conocer las del resto de los integrantes de la empresa. Utilizando un organigrama un empleado siempre sabrá a quién debe acudir en cada momento para solventar las cuestiones que le vayan surgiendo.
A través de la creación de un organigrama se puede ayudar a crear una correcta estructura departamental , ya que para hacerlo es preciso conocer la información clave que permite coordinar las diferentes áreas de las organizaciones.
Cómo hacer un organigrama
A la hora de hacer un organigrama tenemos que tener claros cuáles son los elementos que este tiene que reflejar. A saber estos tienen que ser las jerarquías de mando, el ámbito de control y los diferentes departamentos de la compañía.
La cadena de mando es sin duda una de las jerarquías principales ya que se trata de las personas que tienen la capacidad de tomar decisiones y de liderar la organización. Contar con un organigrama que refleje esta jerarquía nos ayuda a realizar una mejor gestión de los recursos humanos.
Casi cualquier empresa tiene distintos departamentos y cada uno se ocupa de unas funciones y tiene unas responsabilidades diferentes. El organigrama de empresa debe reflejar cuáles son los diferentes departamentos y también las relaciones que se establecen entre ellos
A la hora de elaborar el organigrama es importante asociar las tareas y responsabilidades que conciernen a cada grupo determinado ,así como el ámbito de control de cada uno de los puestos.
Lo más sencillo es comenzar su diseño desde la parte superior a la parte inferior. Es importante empezar por los altos puestos que posee la empresa, como por ejemplo el CEO, el cargo de Director Ejecutivo y los responsables de cada departamento, así como los mandos intermedios, etc. hasta llegar a los niveles inferiores.
El organigrama para ser eficaz debe ofrecer una visión global de la empresa, es decir, tiene que incluir a todo el equipo. De este modo, los empleados también conocerán sus posibilidades de ascender en la empresa.
Un organigrama posibilita la mejor toma de decisiones para la empresa ya que permite identificar a los directivos y sus tareas y ayudar a crear una especie de equilibrio global.
Diferentes softwares para hacer organigramas
Pese a que puede parecer un poco complicado, siempre que tengamos clara la organización jerárquica de nuestras empresa crear el organigrama no debería entrañar muchas dificultades.
Sin adentrarnos en programas de pago más especializados, podemos elaborar el organigrama de nuestra empresa utilizando diferentes programas. Google nos da la opción de crear y compartir nuestro organigrama con los diferentes miembros de la empresa utilizando Google Docs. En el menú complementos contamos con herramientas para la creación de diagramas como Mindmeister, Gliffy o Lucidchart.
También podemos utilizar las plantillas que pone a nuestra disposición el programa gratuito Canva, que además nos permite crear presentaciones, post para las redes sociales, etc.
Factorial creará por nosotros un organigrama de estructura horizontal en el que podremos visualizar datos como el nombre, el rango e incluso la fotografía de cada empleado mediante la importación de los datos de los trabajadores.
En definitiva, un organigrama bien hecho ayudará a definir las características básicas de cada empresa, pudiendo ser de utilidad a la hora de mejorar su estructura y de mejorar el flujo de información.
