El término factura proforma se inscribe dentro del contexto de las relaciones comerciales. Si te estás iniciando en el mundo de las empresas o los autónomos seguro que hay muchos términos que se te escapan o no entiendes en su totalidad. Algo que sin duda tienes que remediar para hacer las cosas bien y no tener problemas ni con los clientes ni a la hora de hacer frente al pago de los impuestos o los requerimientos de la administración.
Seguramente ya sepas que las facturas son los documentos principales que emplearás a la hora de finalizar tus ventas. Las facturas son documentos de índole comercial que indican la compraventa de un bien o servicio. Tiene validez legal y fiscal. Pero ¿sabes en qué se diferencian de las facturas proforma? A lo largo de este artículo te lo explicamos detalladamente.
¿Qué es una factura proforma?
Podemos definir la factura proforma como una factura provisional o si lo preferís “factura borrador” que tiene la finalidad de especificarle al cliente los detalles de una actividad comercial que aún no hemos completado. En realidad, las facturas proforma carecen de valor comercial, se trata de un documento que tiene un carácter informativo en el que se reflejan los detalles de la factura definitiva. En la factura proforma incluiremos el precio, desglosado en el precio base y los impuestos.
¿Cuál es la finalidad de una factura proforma?
Como hemos dicho este tipo de facturas se emplean con una finalidad únicamente informativa, es decir, no se emplean en la contabilidad de la empresa. Son un modo de acordar las condiciones de venta con un determinado cliente, pero no tienen valor a la hora de declarar los impuestos.
No obstante, la factura proforma si sirve para demostrar legalmente que se ha dado inicio a algún tipo de actividad. Y durante el tiempo que se indique en la propia factura existe la obligación de respetar las condiciones que se incluyen en ella.
Cuándo se utilizan estas facturas
Se suele enviar una factura proforma a los clientes con los que ya se tiene un trato regular o a aquellos a los que se quiere informar de los detalles de la transacción que habéis acordado llevar a cabo. Se emplea especialmente en el ámbito del comercio internacional. Por ejemplo, a la hora de declarar el valor de las mercancías en las aduanas.
Entre otros usos principales podemos enumerar:
- Justificar una operación no finalizada, cuando el cliente no ha recibido aún la mercancía ni el vendedor el pago.
- Especificar las condiciones de la venta de un producto o servicio.
- Presentar a los clientes las ofertas comerciales.
- Como un comprobante de envío de muestras sin valor comercial
Qué datos se deben incluir
Por lo general en una factura proforma incluiremos todos los datos que se requieren en una factura normal, solo que indicando su condición de proforma en el encabezado del documento.
Básicamente encontraremos:
- Una cabecera donde se especifica que se trata de una factura proforma
- La fecha de emisión
- Los datos tanto del vendedor como del cliente potencial, incluyendo nombre, domicilio, identificación fiscal, número de IVA intracomunitario, etc.
- Una descripción de los productos/servicios que se ofertan, incluyendo el precio total (teniendo en cuenta transporte y otros costes adicionales)
- Un desglose de los impuestos que se puedan aplicar, como IVA o IRPF
- Toda la información que pueda ser útil para aclarar la relación comercial.
- Con respecto a la numeración podemos utilizarla para llevar un control como empresa de las facturas proforma que emitimos, pero no debemos mezclarlas con las de las facturas comerciales. Lo habitual es no numerarlas para no incurrir en confusiones.
En qué se diferencia una factura proforma de un presupuesto
En realidad, son dos tipos de documentos muy parecidos y con una finalidad similar, informar al cliente del precio final de un producto.
No obstante, se pueden establecer algunas diferencias. El presupuesto indica una relación con el comprador/consumidor que aún no está cerrada, su finalidad es meramente informativa y el precio final en ocasiones puede variar. En cambio, la factura proforma tiene una cierta validez legal, ya que acredita que se ha iniciado un proceso de transacción y llegado a un acuerdo comercial.
Aunque ninguno de los dos documentos tiene valor a la hora de establecer la contabilidad de una empresa.
La mayoría de los softwares de facturación que existen en el mercado, posibilitan la generación de facturas proformas que pueden ser impresas en formato PDF para enviarlas a cualquier cliente ya sea por correo electrónico u ordinario.
