El término de Ofimática, aunque creamos que es una palabra compleja, en realidad proviene de la fusión de dos palabras muy comunes que son oficina e informática. Cómo podéis apreciar, las dos palabras que la forman ya nos están diciendo por dónde van los tiros cuando queremos explicar qué significa la palabra Ofimática.
¿A qué hace referencia exactamente la ofimática?
En ocasiones también se la llama burótica y hace referencia a un conjunto de técnicas o métodos, aplicaciones y herramientas informáticas que son muy apropiadas para tener unas mayor experiencia y desarrollo en funciones de oficina y así optimizar al máximo posible los procedimientos además de automatizarlos y mejorar la eficacia de las tareas. Por lo tanto, todas aquellas herramientas de ofimática permiten que se puedan idear, crear, transmitir, manipular o almacenar toda aquella información que es necesaria en una oficina.
Como podéis ver, la ofimática es un campo necesario para el correcto funcionamiento de toda oficina. Todo esto de la ofimática comenzó su desarrollo en los años 70s cuando comenzó a masificarse todo el tema de los equipos de las oficinas además de comenzar a incluir microprocesadores. Todo esto llevó a que las oficinas necesitaron modernizarse para mantenerse al mismo ritmo que la tecnología que avanzaba a pasos agigantados.
¿Existe la ofimática online?
Quizá si nombramos la palabra ofimática online no sepas de qué te estamos hablando pero si te comentamos sobre el programa online que tiene Google para crear, editar y compartir documentos entre varias personas sí te suena.
La ofimática online es precisamente todas aquellas aplicaciones online que permite crear, editar y compartir el trabajo en línea. Además, estas aplicaciones están hechas para que varias personas puedan acceder al trabajo del otro lo que facilita mucho la productividad evitando tener que pasar los archivos de un ordenador a otro junto con el hecho de que es más fácil observar el progreso y las ideas de los demás haciendo un mejor trabajo en equipo.
No solo existen programas para crear, editar y compartir documentos escritos sino que también existen programas para hacer lo mismo con presentaciones y hojas de cálculo. También podemos importar alguna ya existente y trabajar con ella. Y por supuesto, todo en tiempo real.
También existe la ofimática con red de área local que tiene como finalidad permitir a los usuarios enviar datos, correos electrónicos o incluso archivos de voz mediante la red. También debemos meter en este sector otro tipo de trabajos que ocurren en la oficina como la mecanografía, el archivado, los fax, télex etc. La ofimática fue un avance increíble en los años 70s y 80s cuando comenzaron a surgir los ordenadores y comenzó a agilizarse mucho el trabajo de oficinas.
¿Qué ventajas tiene la ofimática?
La gran maravilla de la ofimática y por lo que principalmente es en sí misma una ventaja es por la capacidad de automatizar y optimizar las tareas que anteriormente se hacían dentro de una oficina de manera manual lo que requería de más tiempo. La ofimática hace que los procesos dentro de una oficina se agilicen de manera increíble haciendo que la oficina sea más productiva en lo dictados, archivados, microfilmados, en la gestión de archivos etc.
Pero no todo acaba ahí. La ofimática también se aplica hoy en día en la web. Esto quiere decir que ante lo normal era almacenar todo en los ordenadores haciendo que el disco duro del ordenador se saturara fácilmente. Hoy en día, se han creado las famosas nubes. Estas son como discos duros invisible e intangibles que permiten almacenar información en una especia de limbo que no se ve pero que está ahí. Eso hace que los ordenadores no tengan que cargar con tantos datos y agiliza mucho más el trabajo ya que pueden acceder varias personas a la nube para descargar esos datos en sus propios ordenadores si así lo desean. Por eso, si queréis optar por un trabajo de oficina es importante tener conocimientos de ofimática.
¿Cuáles son los programa que se utilizan normalmente en una empresa?
El más clásico de todos es el Microsoft Office. Este lleva estando en nuestros ordenadores durante décadas pero con el avance de las tecnología cada vez están surgiendo más y más. Por ejemplo, existe uno que se ha hecho muy famoso llamado OpenOffice que es igual que el de Microsoft Office pero de acceso libre.
No solo tenemos estos dos sino que cada día siguen saliendo más y más. No obstante, los más usados por las empresas siguen siendo los clásicos que son:
- Word. Es un procesador de textos conocido a nivel mundial. Permite crear y editar documentos de texto además de que puedes escoger incluso plantillas para darles una estética concreta.
- Excel. Es el programa dedicado a realizar operaciones aritméticas.
- PowerPoint. Es el programa que permite realizar presentaciones visuales.
- Access. Es el programa que se enfoca en gestionar bases de datos.
- OpenOffice. Como comentámos antes, es la mejor opción de libre descarga si no podemos utilizar Microsoft Office.
- Lotus SmartSuite. Es una suite ofimática de IBM que ofrece un conjunto de aplicaciones para crear textos, hojas de cálculo y presentaciones.
En conclusión, la ofimática es un mundo vivo que crece con el paso de los años y cada vez se va haciendo más especializado y menos ‘pesado’. Es decir, cada vez se están enfocando en aplicaciones ligadas al almacenamiento de datos en la nube y a las aplicaciones online para que los procesos puedan ser aún más ágiles y en equipo. Si estás pensando en aplicar para un puesto de oficina es necesario que haya aprendido a manejar estos programas con soltura y que puedas añadirlo a tu currículum ya que hoy en dia todas las empresas solicitan tener buena habilidad con estas aplicaciones.
