Un plan de actividades consiste en un documento en el que se reflejan una serie de tareas que son totalmente necesarias para conseguir una acción o un objetivo determinado. Es conveniente hacerlo antes de ponerse a planificar un proyecto, señalando cada una de las bases a completar para conseguir el objetivo del mismo.
Para planificar actividades hay que comenzar por crear este plan, que debe contener la fecha y duración de las mismas, y las sub-tareas que se tienen que ejecutar. Puede añadirse a un responsable de esta planificación también. Comoquiera que sea, el principal fin de un plan de actividades es identificar las actividades que se van a necesitar. Este es siempre uno de los primeros pasos de la fase inicial de la gestión de proyectos o project management.
Cómo hacer un plan de actividades
Los pasos para realizar un plan de actividades son los siguientes:
- Preguntarse el objetivo a alcanzar una vez finalizado el proyecto, de cuánto tiempo se dispone y cuál es el presupuesto con el que se cuenta.
- Dividir las actividades del proyecto, agrupándolas en bloques.
- Fijar un objetivo o unos KPIs para el final de cada uno de esos bloques.
- Elegir una de las dos formas para identificar las tareas del plan de actividades: empezar desde el final o comenzar desde el principio.
- Identificar las sub-tareas propias de cada actividad, tratando a cada una de las actividades como si de un pequeño proyecto se tratara.
- Establecer un número de personas necesarias para ejecutar cada actividad o sub-actividad. Antes de hacer la planificación de actividades, donde se asignará responsables determinados, se puede estimar aproximadamente el volumen que se va a necesitar para que la actividad se pueda llevar a cabo de forma adecuada.
- Después, en el momento de crear la planificación, se puede ver con facilidad si se está compensando de forma equilibrada el consumo de cada recurso y el trabajo de cada persona.
Por qué es importante realizar un plan de actividades
Tal como indicábamos antes, es importante realizar un plan de actividades porque es un paso previo a la gestión de proyectos totalmente trascendental para hacer frente al mismo. Pues bien, para ello es igualmente fundamental dejarse asesorar por profesionales técnicos, que sean expertos en el área del que se trate.
Estamos ante un procedimiento de trabajo que se sigue en campos muy concretos. No obstante, si se trata de una empresa en la que el propio director del proyecto crea el plan de actividades, es importante saber hacerlo de forma apropiada.
Es fundamental, antes de crear un plan de actividades, tener en cuenta que según el tipo de proyecto, este se adecuará mejor a un modelo u otro. Es aquí donde hay que poner en práctica la habilidad para aplicar toda la lógica que sea posible, y la capacidad resolutiva.
Finalmente, un consejo a tener en cuenta: debes recordar que para la planificación de actividades de un proyecto, hay que ir siempre de lo más grande a lo más pequeño, dividiendo el proyecto en bloques.
