Los eventos de cualquier índole son una estupenda manera de destacar en cualquier mercado. No obstante, estos demanda esfuerzo y dedicación, así como un enorme equipo de trabajo y desde luego dinero.
En este sentido, existe una larga lista de actividades a realizar en cuanto a organización y suministros. Estas abarcan desde el alquiler de carpas, mesas y sillas para eventos hasta la elección del lugar o el diseño del menú, todo dependerá de las características del acto.
Así, para organizar un gran evento desde cero, y no morir en el intento, resulta indispensable cumplir con ciertas pautas que permitan que se desarrolle sin ningún contratiempo.
Planifica con antelación
La pre-producción es probablemente la etapa más importante de cualquier evento. Abarca aspectos como la definición de objetivos y el presupuesto. Así, el centro de esta primera etapa es la evaluación de los recursos con los cuales se cuentan, en función de los objetivos planteados.
De acuerdo con esto, la primera cuestión a responder es el objetivo del evento, cuál es su propósito. En este mismo orden de ideas, conviene definir la audiencia a la cual está dirigido, en la mayoría de las ocasiones, esta ya viene definida por el propio objetivo del acto o evento que se vaya a realizar.
Una vez establecido un objetivo y una audiencia clara, se debe definir tanto la ubicación como el día y aproximadamente la hora o el momento del día. Además, es preciso desarrollar un concepto claro del tipo de evento que se espera organizar y la impresión que se desea dejar en los asistentes.
Establecer un presupuesto
Cuando ya se tienen objetivos claros, llega el momento de establecer los recursos disponibles para alcanzar la meta. En este sentido, es muy probable que sea necesario encontrar algo de financiación que ayuden a sobrellevar el coste del evento.
Sin embargo, tanto si se cuenta con estos, como si no, conviene reducir los gastos tanto como sea posible. Cualquier ahorro es significativo, ya sea en las Sillas plegables como en el alquiler del local.
No obstante, dicho ahorro nunca puede hacerse a expensas de la calidad del servicio que se quiere ofrecer. Por ello, además de patrocinadores, se precisa de cierta negociación con proveedores principalmente.
Equipo de trabajo necesario para organizar un evento
Detrás de cualquier acontecimiento hay un inmenso equipo de trabajo y colaboradores. Estas son las personas que reunión tras reunión y esfuerzo tras esfuerzo, hacen posible la ejecución del propio evento.
Entre estos se destaca en primer lugar, el equipo de trabajo directo. Las personas cuya contribución es sencillamente vital para que se pueda desarrollar el evento. Están presentes desde la planificación, y son necesarios incluso en las etapas posteriores. Suelen soportar la mayor parte de las responsabilidades que genere la celebración.
Por otra parte, están los inversores. De estos ya se ha hablado, su existencia es fundamental en la mayoría de los casos. Pues, estos aportan el capital que permite desarrollar y ejecutar el evento en su totalidad. Pueden o no estar presentes en el desarrollo del proyecto.
Conviene encontrar inversores, que no sólo contribuyen monetariamente en el despegue del evento. Sino que además, dispongan de contactos e influencias de utilidad en cuanto a publicidad y logística.
Otros actores indispensables son los proveedores. Con ellos se tratan temas de gran impacto como los plazos de entrega y formas de pago. Además, ya sea que se trate de las Carpas plegables o el menú a ofrecer, la selección de estos afecta la calidad del evento directamente.
Difusión del evento
La difusión del evento forma parte de la fase de pre-producción. Para llevar a cabo una difusión efectiva, se debe comenzar por conocer la audiencia a la que se desea reclamar. Ya que, dependiendo de esto, se desarrollará el mensaje y los contenidos que den imagen al evento.
Es preciso tener en cuenta que para el cliente, la experiencia del evento comienza desde el primer correo que recibe. después, todo lo relacionado con el evento debe comunicarse a través de un único mensaje. Por ello, la música y decoración del lugar también deben ir alineadas a la imagen que se desea transmitir.
Así, organizar un gran evento desde cero precisa de una estrategia de comunicación definida. En este sentido, es necesario aprovechar las redes sociales, su uso representa una manera económica y efectiva de promocionar cualquier acontecimiento.
Plan de contingencia y otras previsiones
Si se ha llevado a cabo una adecuada planificación del evento, se puede confiar en que todo saldrá bien. No obstante, es imposible tener el control de todos los factores en juego. Por ello, se debe contar con un plan B.
Este debe prever diferentes escenarios y tratar de cubrir algunos de los problemas más comunes en este tipo de proyectos. Pues, lo ideal es prepararse para todo. Desde problemas técnicos, burocráticos o administrativos.
También es conveniente mantener la calma y el optimismo, incluso en el peor de los escenarios posibles. Todo es aprendizaje, y los errores y desaciertos servirán para perfeccionar las habilidades como organizadores de eventos.
Tras el evento
Llevar a cabo un evento, puede ser una ardua tarea. Por lo tanto, es indispensable sacarle el máximo provecho. Así, tras el la celebración conviene hacer uso de las redes sociales y otros medios, para promover y fortalecer las relaciones con los asistentes.
En este sentido, se puede publicar fotos e invitar a los participantes a hacer lo mismo, y compartir su experiencia. Este tipo de estrategias permite capitalizar el esfuerzo realizado, fidelizando a los clientes e incluso captando nuevos consumidores.
Por último, la clásica nota de prensa sigue siendo una útil herramienta de difusión posterior al evento. Por ello, no se debe olvidar hacer llegar la información pertinentes a los medios de prensa digital y tradicional.
